Sytuacja
Kancelaria prawna z Wilna, zatrudniająca 30 osób: partnerów, prawników, asystentów i administrację. Cała praca odbywa się w środowisku Microsoft 365: Outlook, Teams, SharePoint i OneDrive. Przez pięć lat uzbierały się dziesiątki witryn SharePoint, z których każdą założono tak, jak komuś wydawało się słuszne: jedne według klienta, inne według prawnika, a jeszcze inne nazwano po prostu „Nowa witryna (3)”. Dostęp udostępniano linkami „wszyscy w organizacji”, bo tak było prościej.
Partner zarządzający chciał wdrożyć Microsoft 365 Copilot. Prawnicy już korzystali z publicznych narzędzi AI do streszczania umów, co rodziło pytania o poufność. Przed pilotażem kierownik IT kancelarii zrobił prosty test: wpisał w wyszukiwarkę nazwę jednego klienta i zobaczył dokumenty spraw, z którymi nie miał nic wspólnego. Copilot tylko przyspieszyłby taki dostęp: odpowiada na podstawie wszystkiego, co widzi użytkownik.
Drugim pytaniem były kopie zapasowe. Kancelaria wierzyła, że Microsoft przechowuje wszystko, dopóki prawnik przypadkowo nie usunął folderu klienta i po 90 dniach okazało się, że nie ma go już w koszu.
Czego potrzebowano
- Przejrzysta struktura dostępu: dokumenty spraw widzi tylko zespół pracujący nad sprawą.
- Etykiety poufności, aby dokumenty poufne były automatycznie oznaczane i chronione.
- Niezależne kopie zapasowe Microsoft 365 z możliwością przywrócenia e-maila lub dokumentu nawet po roku.
- Pilotaż Copilota, który nie narazi danych klientów i pokaże realną korzyść.
- Minimum zakłóceń dla prawników: ani jednego dnia bez dostępu do akt spraw.
Co zrobiliśmy
Tygodnie 1–2: inwentaryzacja dostępów
Sporządziliśmy raport wszystkich witryn SharePoint, zespołów Teams i linków udostępniania. Wynik: 46 witryn, z czego 19 z dostępem dla całej organizacji, oraz 230 aktywnych linków „każdy, kto ma link”. Razem z partnerami uzgodniliśmy nową strukturę: jedna witryna na grupę praktyki, jedna sprawa w jednym kanale Teams, a dostęp przez grupy, nie przez osoby.
Tygodnie 3–4: porządki w bezpieczeństwie Microsoft 365
To była praca nad bezpieczeństwem Microsoft 365: wyłączyliśmy udostępnianie anonimowe, przenieśliśmy akta spraw do nowej struktury według uzgodnionego schematu (stare linki nadal działały dzięki przekierowaniom) i skonfigurowaliśmy etykiety poufności „Wewnętrzne”, „Poufne” i „Akta klienta”. Ostatnia automatycznie szyfruje dokument i uniemożliwia jego przekazanie poza kancelarię. Włączyliśmy dostęp warunkowy z uwierzytelnianiem wieloskładnikowym dla wszystkich i zablokowaliśmy logowanie kontami prywatnymi z urządzeń kancelarii.
Tydzień 5: kopie zapasowe Veeam
Włączyliśmy kopie zapasowe Microsoft 365 w Veeam: Exchange, SharePoint, OneDrive i Teams są archiwizowane kilka razy dziennie w centrum danych MDP CLOUD na Litwie (UE) i przechowywane przez siedem lat, zgodnie z wymaganiem kancelarii. Pierwsze odtworzenie wykonaliśmy jeszcze tego samego tygodnia: na prośbę prawnika przywróciliśmy wątek e-mailowy usunięty miesiąc wcześniej.
Tygodnie 6–7: pilotaż Copilota
Włączyliśmy Microsoft 365 Copilot dla dziesięciu prawników. Wcześniej sprawdziliśmy, co widzi każda osoba: wyszukiwanie po nazwie klienta pokazuje teraz tylko sprawy własnego zespołu. Pilotaż trwał dwa tygodnie: streszczenia umów, protokoły ze spotkań w Teams, pierwsze wersje odpowiedzi na zapytania. Wspólnie przygotowaliśmy krótką politykę użycia: co wolno, czego nie wolno i jak weryfikować wyniki.
Podczas pilotażu każdy uczestnik prowadził prosty dziennik: do jakiego zadania użył Copilota, ile czasu zajmowało to wcześniej, ile teraz i czy wynik wymagał poprawek. Sprawdzaliśmy też, czy w odpowiedziach Copilota nie pojawiają się dokumenty ze spraw innych zespołów; w ciągu dwóch tygodni nie było takich przypadków. Najtrudniejsza okazała się nie technologia, lecz przyzwyczajenia: część prawników początkowo wciąż sięgała po publiczne narzędzia, bo je znała. Pomogły krótkie praktyczne szkolenia na konkretnych przykładach z codziennej pracy kancelarii.
Rezultat
Poufnych akt spraw widocznych dla całej kancelarii: żadnych, zero, a co miesiąc sprawdza to automatyczny raport. Przywrócenie usuniętego e-maila lub dokumentu z kopii zapasowej Veeam zajmuje około 15 minut, niezależnie od tego, kiedy został usunięty. Uczestnicy pilotażu sami oszacowali zaoszczędzony czas: średnio około 3 godzin tygodniowo na prawnika, głównie dzięki przygotowywaniu streszczeń i protokołów.
Po pilotażu Copilota udostępniono wszystkim prawnikom. Korzystanie z publicznych narzędzi AI z danymi klientów jest zakazane wewnętrzną polityką, a technicznie także regułami DLP. Nadal opiekujemy się środowiskiem Microsoft 365 kancelarii: nowe witryny powstają z uzgodnionego szablonu, a raport dostępów trafia do partnera zarządzającego co miesiąc.
„Największą korzyścią nie jest Copilot, lecz to, że wreszcie wiemy, kto co widzi.”
Co doradzilibyśmy w podobnej sytuacji
- Napraw dostępy przed Copilotem. Copilot nie zmienia uprawnień, tylko pokazuje, jakie one naprawdę są.
- Etykiety poufności działają tylko wtedy, gdy jest ich mało i są czytelne. Trzy etykiety, które każdy rozumie, są lepsze niż dziesięć.
- Microsoft 365 to nie jest backup. Usunięte dane znikają po określonym czasie; niezależna kopia zapasowa to jedyny sposób, by odzyskać je po roku.
- Zacznij pilotaż od kilku pracowników, którzy sami zmierzą korzyść. To najlepszy argument dla zarządu.
