Klienci dzwonią w porze lunchu, piszą na Messengerze wieczorem i zostawiają wiadomości głosowe, gdy doradca serwisowy jest zajęty przy ladzie. Asystent przyjmuje zapytanie, potwierdza auto i problem, proponuje wolny termin z kalendarza warsztatu i dokonuje rezerwacji, a kartoteka klienta w systemie warsztatowym zostaje uzupełniona o opis. Trudne sprawy trafiają do mechanika.
Zgodne z ISO 27001NIS2 DORA
W warsztacie samochodowym rezerwacjami zwykle zajmuje się jeden doradca serwisowy, który równocześnie przyjmuje auta, wystawia faktury w systemie warsztatowym i odbiera telefon. Połączenia w porze lunchu lub w trakcie obsługi innego klienta przepadają, wiadomości na Messengerze są czytane wieczorem, a poczty głosowej nikt nie odsłuchuje. Klient, który nie dostanie odpowiedzi, umawia się gdzie indziej. Do tego w wizycie umówionej telefonicznie często brakuje najważniejszego: dokładnego modelu, silnika, przebiegu i jasnego opisu problemu, więc rano mechanik nie może zaplanować czasu i części, a doradca serwisowy przepisuje te same dane do systemu warsztatowego jeszcze raz.
Asystent powstaje na platformie Copilot Studio i działa na Twojej stronie, na Twoim koncie Messenger, w wiadomościach Google Business Profile oraz na poczcie głosowej: wiadomość nagrana przez telefon jest transkrybowana i obsługiwana jak zapytanie tekstowe. W rozmowie pyta o numer rejestracyjny, znajduje auto i wcześniejsze wizyty w kartotece klienta w systemie warsztatowym (przy nowym kliencie potwierdza markę, model i rocznik), krótko opisuje problem słowami klienta i proponuje wolny termin z kalendarza Microsoft Bookings według rodzaju i czasu trwania prac, które zdefiniujesz (na przykład wymiana oleju trwa godzinę, a diagnostyka dwie). Gdy klient potwierdzi, rezerwacja trafia do Bookings, a w kartotece klienta w systemie warsztatowym pojawia się notatka o wizycie z opisem problemu i kanałem zgłoszenia. Doradca serwisowy widzi rezerwację w zwykłym kalendarzu obok tych przyjętych telefonicznie. Asystent nie odpowiada na pytania o cenę, gwarancję ani niejasne usterki: przekazuje mechanikowi podsumowanie z danymi pojazdu i opisem klienta i informuje klienta, że mechanik oddzwoni. Łączymy się z systemami warsztatowymi, takimi jak Integra 7, przez API lub eksport, zależnie od wersji; metodę wybieramy po sprawdzeniu. Asystent i kalendarz działają w Twoim środowisku Microsoft 365, a dane rozmów zostają w Twoim środowisku. Jeśli nie masz jeszcze Microsoft 365 lub potrzebujesz migracji do Microsoft 365, robimy to przed wdrożeniem asystenta.
Cztery kroki od danych wejściowych do zapisu w systemie – z zatwierdzeniem przez człowieka wszędzie tam, gdzie jest ryzyko.
Klient pisze w oknie czatu na stronie, na Messengerze lub w Google Business Profile albo zostawia wiadomość głosową, która jest transkrybowana. Asystent rozpoznaje, czy to rezerwacja, pytanie o status, czy zapytanie o cenę, i uruchamia odpowiedni scenariusz rozmowy.
Asystent pyta o numer rejestracyjny i po nim znajduje auto oraz wcześniejsze wizyty w kartotece systemu warsztatowego; przy nowym kliencie zadaje tylko brakujące pytania: model, rocznik, co zauważył. Na podstawie opisu wybiera z Twojej listy rodzaj prac i przypisany mu czas, aby kalendarz zarezerwował dokładnie tyle czasu, ile potrzeba.
Najbliższe wolne terminy są proponowane z kalendarza Bookings, z uwzględnieniem dostępności podnośnika lub mechanika. Gdy klient wybierze termin, rezerwacja trafia do Bookings, klient dostaje potwierdzenie, a w jego kartotece w systemie warsztatowym pojawia się notatka o wizycie z opisem problemu i kanałem zgłoszenia. Doradca serwisowy widzi wpis w kalendarzu ze wszystkimi szczegółami.
Pytania o cenę, sprawy gwarancyjne lub niejasna usterka są przekazywane mechanikowi z podsumowaniem i linkiem do kartoteki w systemie warsztatowym, a klient dowiaduje się, że ma się spodziewać telefonu. Co miesiąc przeglądamy rozmowy, których asystent nie dokończył, i doprecyzowujemy scenariusze oraz listę usług.
Scenariusze rozmów dla rezerwacji, pytań o status i przekazania mechanikowi, dostosowane do usług i tonu komunikacji Twojego warsztatu, z podłączonymi wiadomościami z Messengera i Google Business Profile.
Uporządkowany kalendarz Bookings z rodzajami prac, czasami trwania, podnośnikami lub mechanikami oraz integracja z kartotekami klientów w systemie warsztatowym przez API lub eksport.
Wiadomości z nieodebranych połączeń zamieniamy w tekst i obsługujemy jak zapytania, a doradca serwisowy dostaje podsumowanie z numerem klienta i autem z oprogramowania warsztatu.
Dziennik wszystkich rezerwacji i przekazań, comiesięczny przegląd tego, o co klienci pytają najczęściej na Messengerze i stronie, oraz nasze wsparcie z reakcją od 30 minut.
Agent Copilot Studio + kalendarz Bookings, wiadomości z Messengera i Google Business Profile, kartoteki klientów w systemie warsztatowym przez API lub eksport, zależnie od wersji. Platformę dobieramy do zadania i do tego, gdzie mogą znajdować się Twoje dane. Więcej o tej usłudze i jej ograniczeniach znajdziesz na stronie usługi.
Może podać tylko standardowe ceny, które wpiszesz na listę, na przykład wymiany oleju lub montażu opon. Wszystkie pozostałe pytania o cenę, zwłaszcza dotyczące napraw, przekazuje mechanikowi, bo cena zależy od oględzin.
Tak. Kartotekę klienta i notatkę o wizycie zapisujemy przez API systemu warsztatowego, o ile je udostępnia. W innych systemach łączymy się przez API, eksport plików lub obieg e-maili, zależnie od wersji. Metodę integracji wybieramy po sprawdzeniu, a jeśli interfejsu nie ma, asystent pracuje z kalendarzem Bookings, a doradca serwisowy przenosi notatkę ręcznie.
Pierwszy kanał, zwykle strona i Messenger, z kalendarzem Bookings zajmuje 2–4 tygodnie. Od Ciebie potrzebujemy tenanta Microsoft 365, listy usług z czasami trwania, dostępu do kartotek klientów w systemie warsztatowym i odpowiedzi na pytania, które klienci zadają najczęściej.
Formularz ubezpieczyciela, kosztorys Audatex, zgłoszenie gwarancyjne producenta, zdjęcia, faktury za części i VIN: każda sprawa to godzina…
System warsztatowy zawiera wszystko: ostatnie badanie techniczne, datę OC, sezon opon i przebieg, ale nikt nie ma czasu przypominać klientom.
Klient przysyła zdjęcie z pytaniem „ile to będzie kosztować”, a mechanik przez pół godziny przegląda TecDoc i katalogi dostawców po VIN.
Notatki mechanika na skrawku papieru, domysły doradcy serwisowego i faktura wystawiana z pamięci wieczorem.
Tę usługę realizują specjaliści z ważnymi międzynarodowymi certyfikatami. Ich wiedzę potwierdzają niezależne organizacje, a nie my.
Systemy AI są wdrażane z ochroną przed wyciekiem danych i nadużyciem modeli.
Program bezpieczeństwa AI i jego zabezpieczenia są zarządzane według metodyki ISACA.
Ryzyka AI są identyfikowane i zarządzane tak jak każde inne ryzyko IT.
Odpowiadamy w ciągu 1 dnia roboczego
