Każda dostawa materiału przychodzi z fakturą, dokumentem dostawy i deklaracją zgodności, zamówienie zakupu leży w Business Central, SAP Business One lub enova365, a podczas audytu okazuje się, że certyfikat w folderze SharePoint jest przypisany do złej partii. Rozwiązanie rozpoznaje dokumenty, sprawdza je z zamówieniem w ERP i ważnością certyfikatów, a do ksiąg trafiają tylko zatwierdzone zapisy.
Zgodne z ISO 27001NIS2 DORA
Dla producenta dostawa materiału to nie tylko faktura i dokument dostawy, ale też dokumenty zgodności: deklaracja CE, certyfikat materiałowy według normy EN, protokół badań producenta. Dział zakupów dostaje je e-mailem lub razem z dostawą i zapisuje w folderze SharePoint według dostawcy, zamówienie zakupu leży w Business Central, SAP Business One lub enova365, a księgowość osobno wpisuje fakturę do tego samego ERP, bez powiązania z certyfikatem. Gdy klient lub audytor prosi o wykazanie, z której partii wykonano wyrób i czy jej certyfikat był ważny, zaczyna się przeszukiwanie folderów. Nieaktualny lub brakujący certyfikat zauważa się zwykle dopiero po zużyciu materiału.
Wdrażamy rozpoznawanie dokumentów z integracją z Business Central, SAP Business One lub enova365. Faktury, dokumenty dostawy i dokumenty zgodności ze skrzynki lub skanera trafiają do jednego przepływu. Rozpoznawanie wyciąga z faktur pozycje, ilości i ceny, a z deklaracji i certyfikatów oznaczenie materiału, normę, numer partii lub wytopu, datę wystawienia i ważność. Następnie rozwiązanie sprawdza trzy rzeczy: czy faktura i dokument dostawy zgadzają się z zamówieniem zakupu w ERP, czy każda pozycja zamówienia, która według Twoich reguł wymaga certyfikatu, go ma, oraz czy certyfikat jest przypisany dokładnie do tej partii i jest ważny. Brakujące, nieaktualne lub niezgodne dokumenty są zgłaszane do działu zakupów ze wskazaniem konkretnej pozycji, żeby zapytać dostawcę, zanim materiał wejdzie na produkcję. Uzgodnione dokumenty są przygotowywane jako zapis faktury zakupu w ERP ze statusem „oczekuje na zatwierdzenie” i z certyfikatami powiązanymi z partią w bibliotece SharePoint, a księgowy zatwierdza. Nic nie trafia do ksiąg bez zatwierdzenia. Dokumenty są przetwarzane w chmurze MDP CLOUD na Litwie (UE) lub w Twoim tenancie Microsoft 365, a zestaw dokumentów każdej partii jest widoczny w dzienniku na potrzeby audytu.
Cztery kroki od danych wejściowych do zapisu w systemie – z zatwierdzeniem przez człowieka wszędzie tam, gdzie jest ryzyko.
Przepływ obserwuje skrzynki zakupów i faktur oraz folder skanera. Każdy dokument jest rozpoznawany według typu (faktura, dokument dostawy, deklaracja, certyfikat) i powiązany z dostawcą oraz zamówieniem zakupu w Business Central, SAP Business One lub enova365.
Rozpoznawanie wyciąga pozycje faktur i dane certyfikatów. Rozwiązanie dopasowuje pozycje do zamówienia zakupu w ERP, sprawdza, czy pozycje wymagające certyfikatu według Twoich reguł go mają, przypisanego do tej partii i nadal ważnego, i zapisuje numer partii przy artykule.
Uzgodnione dokumenty są przygotowywane jako zapis faktury zakupu w Business Central, SAP Business One lub enova365 ze statusem „oczekuje na zatwierdzenie” i linkiem do certyfikatów w folderze partii w SharePoint. Księgowy sprawdza, w razie potrzeby poprawia i zatwierdza. Do ksiąg trafiają tylko zatwierdzone zapisy.
Brakujące, nieaktualne lub błędnie przypisane dokumenty trafiają na listę działu zakupów w Teams lub e-mailem, z pozycją zamówienia w ERP i dostawcą, do którego należy się zwrócić. Utrzymujemy rozpoznawanie dla nowych dostawców i formatów certyfikatów.
Rozpoznawanie faktur, dokumentów dostawy, deklaracji CE i certyfikatów materiałowych ze skrzynki i skanera, dostrojone do Twoich dostawców, z powiązaniem przez zamówienie zakupu w ERP.
Tabela uzgodniona z działami zakupów i jakości: jakie materiały wymagają jakich dokumentów, jak sprawdzana jest ważność i jak przypisuje się partie w ERP.
Przygotowane zapisy faktur zakupu w Business Central, SAP Business One lub enova365 z powiązanymi certyfikatami, krok zatwierdzenia dla księgowego i lista luk dla działu zakupów.
Zestaw dokumentów każdej partii w SharePoint z powiązaniem z zapisem w ERP na potrzeby audytów i zapytań klientów oraz nasza opieka przy nowych formatach.
Rozpoznawanie dokumentów + integracja zakupów z Business Central, SAP Business One lub enova365 przez API lub pliki importu oraz biblioteka certyfikatów w SharePoint. Sposób integracji dla wersji Twojego ERP wybieramy po analizie. Szczegóły i ograniczenia znajdziesz na stronie usługi.
Business Central i SAP Business One łączymy przez ich API, a enova365 przez API lub import, zależnie od wersji. Odczytujemy zamówienia zakupu i tworzymy zapisy faktur wyłącznie ze statusem „oczekuje na zatwierdzenie”. Sposób integracji wybieramy po analizie i nie deklarujemy oficjalnego partnerstwa z tymi producentami.
Nie, sprawdza dokumenty, a nie materiał: czy certyfikat istnieje, jest ważny, wskazuje właściwą normę i jest przypisany do tej partii w ERP. Fizyczną zgodność i kontrolę dostaw przeprowadza Twój dział jakości według własnych procedur.
Tak, często zaczynamy od dopasowania faktur i dokumentów dostawy do zamówienia zakupu w Business Central lub SAP Business One, a kontrolę dokumentów zgodności i bibliotekę partii w SharePoint dodajemy w drugim etapie, gdy reguły dla certyfikatów zostaną uzgodnione z Twoim działem jakości.
Zamówienia klientów przychodzą do Outlooka jako e-maile, pliki PDF i załączniki Excel w różnych formatach, a handlowiec przepisuje każde ręcznie…
Dzienniki konserwacji prowadzi się w SharePoint lub Excelu, a liczniki Teltonika i PLC rejestrują motogodziny, ale nikt ich nie czyta, dopóki…
Operator szuka karty technologicznej w folderze SharePoint przy maszynie albo pyta mistrza zmiany, który po raz dziesiąty na zmianie udziela tej…
Raporty niezgodności przychodzą z Microsoft Forms, dzienników zmian i e-maili, a kierownik jakości przepisuje je do Excela, żeby zobaczyć trendy.
Tę usługę realizują specjaliści z ważnymi międzynarodowymi certyfikatami. Ich wiedzę potwierdzają niezależne organizacje, a nie my.
Systemy AI są wdrażane z ochroną przed wyciekiem danych i nadużyciem modeli.
Program bezpieczeństwa AI i jego zabezpieczenia są zarządzane według metodyki ISACA.
Ryzyka AI są identyfikowane i zarządzane tak jak każde inne ryzyko IT.
Odpowiadamy w ciągu 1 dnia roboczego
