Procedury leżą w SharePoint, zasady w Bitrix24 lub w mailach, a materiały z wcześniejszych projektów w Jira i w głowach kolegów, więc pracownicy pytają kierownika albo robią po swojemu. Asystent odpowiada w Teams na podstawie Twoich dokumentów z linkiem do źródła, a nowa osoba wdraża się w kilka dni.
Zgodne z ISO 27001NIS2 DORA
W firmie usługowej wiedza gromadzi się szybciej, niż jest porządkowana. Procedury są spisane w SharePoint, ale część zmian wysłano mailem i nigdy nie przeniesiono do dokumentu. Wewnętrzne zasady i ogłoszenia leżą w Bitrix24, jeśli z niego korzystasz, opisy usług istnieją w kilku wersjach Worda, a decyzje i notatki z wcześniejszych projektów są w zadaniach Jira lub Asana, których struktury rozumieją tylko ich autorzy. Nowy pracownik przez pierwsze tygodnie pyta kolegów w Teams i uczy się z odpowiedzi, które nie zawsze się zgadzają. Doświadczony pracownik sprawdza, która zasada jest aktualna, zanim odpowie klientowi, albo odpowiada tak jak ostatnio.
Asystent zbiera w jednym miejscu procedury i opisy usług z SharePoint, zasady z Bitrix24 oraz materiały z wcześniejszych projektów z Jira lub Asana, a pracownicy pytają go w Teams własnymi słowami: jak udokumentować zmianę w usłudze, jaki jest okres ważności oferty, czy robiliśmy podobny projekt i kto go prowadził. Odpowiedź zawiera link do dokumentu w SharePoint, wpisu w Bitrix24 lub zadania w Jira, a jeśli w dokumentach jest kilka wersji, asystent o tym mówi i wskazuje najnowszą według daty. Czego nie ma w dokumentach, tego nie wymyśla. Podpowiada, o co zapytać i co warto spisać. Wdrażamy to na jeden z dwóch sposobów, zależnie od Twojego środowiska: ChatGPT Custom GPT na platformie OpenAI, gdzie Twoje dokumenty nie służą do trenowania modelu, albo Claude przez Anthropic API lub Amazon Bedrock w regionie UE z Twoim SharePoint. Z Bitrix24, Jira lub Asana integrujemy się przez API, eksport plików lub obieg e-mail, zależnie od planu. Uprawnienia są dziedziczone z istniejących, więc pracownik widzi odpowiedzi tylko z dokumentów i projektów, do których ma dostęp. Na początku porządkujemy też strukturę dokumentów i usuwamy nieaktualne wersje, bo od tego zależy jakość odpowiedzi.
Cztery kroki od danych wejściowych do zapisu w systemie – z zatwierdzeniem przez człowieka wszędzie tam, gdzie jest ryzyko.
Wspólnie sprawdzamy, gdzie żyje wiedza: SharePoint, Bitrix24, dyski współdzielone, poczta, kanały Teams, projekty w Jira lub Asana. Aktualne dokumenty układamy w uzgodnionej strukturze w SharePoint, archiwizujemy nieaktualne wersje i wskazujemy asystentowi tylko źródła, na których może polegać.
Pracownik zadaje pytanie w Teams lub w przeglądarce. Asystent przeszukuje wyłącznie Twoje dokumenty w SharePoint, wpisy w Bitrix24 oraz zadania w Jira lub Asana, które pracownik ma prawo widzieć, i składa odpowiedź z tego, co znajdzie. Jeśli jest kilka wersji, zaznacza datę i wskazuje najnowszą.
Odpowiedź jest krótka, z cytatem i linkiem do dokumentu w SharePoint, wpisu w Bitrix24 lub zadania w Jira. Pracownik może otworzyć oryginał i sprawdzić. Czynności wpływające na klienta lub pieniądze pracownik wykonuje osobiście zgodnie z procedurą, a asystent tylko pokazuje, jaka to procedura.
Gdy odpowiedzi nie ma, asystent mówi o tym i podpowiada, o co zapytać. Co miesiąc lista pytań bez odpowiedzi pokazuje, które procedury warto spisać lub zaktualizować w SharePoint. Gdy dokument zostaje zaktualizowany albo zadanie w Jira zamknięte, asystent odpowiada już z nowej wersji, bez dodatkowych kroków.
Przegląd istniejących źródeł wiedzy w SharePoint, Bitrix24, Jira lub Asana, wybór aktualnych dokumentów, uzgodniona struktura i zasada, kto i jak ją aktualizuje.
ChatGPT Custom GPT lub Claude z Twoimi dokumentami z SharePoint i materiałami projektowymi z Jira lub Asana, dostępny w Teams lub w przeglądarce, w tonie Twojej firmy i z Twoimi uprawnieniami.
Zestaw pytań i dokumentów na pierwsze dni, dzięki któremu nowy pracownik sam znajdzie procedury w SharePoint, szablony i wcześniejsze projekty w Jira lub Asana.
Miesięczny raport o tym, o co pracownicy pytali w Teams i na co asystent nie umiał odpowiedzieć, który służy jako plan uzupełniania dokumentacji.
ChatGPT Custom GPT lub Claude + dokumenty z SharePoint + zasady z Bitrix24 + materiały projektowe z Jira lub Asana przez API lub eksport. Sposób integracji wybieramy po sprawdzeniu Twoich planów. Więcej o tej usłudze i jej ograniczeniach znajdziesz na stronie usługi.
Wyszukiwarka zwraca listę dokumentów lub zadań, a asystent odpowiada na pytanie i wskazuje, w którym miejscu dokumentu to jest napisane. Rozumie pytanie zadane własnymi słowami, łączy dokument z SharePoint z zadaniem w Jira i mówi, gdy wersje sobie przeczą. Wyszukiwarka zostaje, ale większość pytań rozwiązuje się szybciej.
Tak. Bitrix24, Jira i Asana mają publiczne API, przez które asystent czyta zasady, zadania i komentarze z zachowaniem istniejących uprawnień. Gdy Twój plan ogranicza API, używamy okresowego eksportu do SharePoint lub obiegu e-mail. Sposób integracji wybieramy po sprawdzeniu na początku projektu, a SharePoint i Teams łączą się bezpośrednio w tenancie Microsoft 365.
Jeśli Twoje dokumenty są w tenancie Microsoft 365 i ważne jest, by dane zostawały w regionie UE, zwykle proponujemy Claude przez Amazon Bedrock z konektorem do SharePoint. Jeśli zespół już korzysta z ChatGPT, a dokumentów jest niewiele, szybszym startem jest Custom GPT. Obie opcje działają bez trenowania na Twoich danych, a decyzję podejmujemy razem, na podstawie Twojej polityki.
Wszystko trafia na wspólną skrzynkę info w Outlooku i do formularza na stronie: pytania o ceny, prośby o dokumenty, reklamacje i poważne zapytania.
Pracownicy wypełniają Clockify lub Harvest w piątek z pamięci, więc część godzin klientów nigdy nie jest zafakturowana.
Ofertę lub umowę przygotowuje się, kopiując ostatni dokument Word i zmieniając dane, a błąd w nazwie lub kwocie wychodzi dopiero u klienta.
Po spotkaniu z klientem opiekun klienta powinien zapisać ustalenia w HubSpot lub Pipedrive, ale zwykle robi to wieczorem z pamięci albo wcale.
Tę usługę realizują specjaliści z ważnymi międzynarodowymi certyfikatami. Ich wiedzę potwierdzają niezależne organizacje, a nie my.
Systemy AI są wdrażane z ochroną przed wyciekiem danych i nadużyciem modeli.
Program bezpieczeństwa AI i jego zabezpieczenia są zarządzane według metodyki ISACA.
Ryzyka AI są identyfikowane i zarządzane tak jak każde inne ryzyko IT.
Odpowiadamy w ciągu 1 dnia roboczego
