Faktury dostawców i przyjęcie towaru

W ciągu tygodnia restauracja przyjmuje towar od dostawców warzyw, mięsa, napojów, nabiału i artykułów gospodarczych. Szef kuchni lub sous chef podpisuje dokument WZ przy przyjęciu, papier ląduje w szufladzie, a faktura dostawcy przychodzi e-mailem do właściciela lub kierownika. Ktoś później wprowadza przyjęcie towaru do modułu magazynowego POS, żeby kalkulacja i stany się zgadzały, a pod koniec miesiąca księgowa ponownie wpisuje tę samą fakturę do Comarch ERP Optima lub wFirma. Potem ustala, dlaczego suma faktury nie zgadza się z zamówieniem, dlaczego cena różni się od uzgodnionej i gdzie podziała się pozycja, której nikt nie odebrał. Food cost staje się jasny późno i na negocjacje z dostawcą w sprawie zeszłego miesiąca jest już za późno.

Wdrażamy rozpoznawanie dokumentów z integracją z Comarch ERP Optima lub wFirma. Przy przyjęciu towaru szef kuchni fotografuje dokument WZ telefonem do wydzielonego folderu lub skrzynki, faktury dostawców z e-maila trafiają do tego samego strumienia, podobnie jak zeskanowane dokumenty. Rozpoznawanie wyciąga dostawcę, numer dokumentu, pozycje, ilości, jednostki miary, ceny i VAT, a następnie zestawia je z zamówieniem, cennikiem z umowy i – jeśli prowadzisz stany w POS – z zapisanym tam przyjęciem towaru. Zgodne dokumenty są przygotowywane jako zapis zakupu w Comarch ERP Optima lub wFirma z właściwymi grupami towarowymi i kontami, a rozbieżności (ilość, cena, brakująca pozycja) są oznaczane przy konkretnej pozycji. Księgowa widzi przygotowany zapis w swoim zwykłym środowisku Comarch ERP Optima lub wFirma, sprawdza oznaczone miejsca i zatwierdza, a rozbieżności przekazuje szefowi kuchni lub właścicielowi, by w tym samym tygodniu wyjaśnił je z dostawcą. Dokumenty są przetwarzane w chmurze MDP CLOUD na Litwie (UE) lub w Twoim tenancie Microsoft 365, a droga każdego dokumentu jest widoczna w dzienniku.