W hurtowni zamówienia przychodzą jako e-maile, arkusze Excel, PDF od klientów i komunikaty EDI od sieci handlowych, a handlowiec przepisuje je ręcznie do Comarch ERP Optima. Agent rozpoznaje kody klientów, sprawdza stany i ceny umowne i przygotowuje zamówienie w Comarch ERP Optima lub enova365, które handlowiec zatwierdza jednym kliknięciem.
Zgodne z ISO 27001NIS2 DORA
W typowej hurtowni handlowiec dostaje dziesiątki zamówień dziennie w różnych formatach: jeden klient pisze dowolnym tekstem na skrzynkę w Outlooku, taką jak zamowienia@, inny przysyła własny arkusz Excel ze swoimi kodami produktów, trzeci PDF ze swojego systemu zakupowego, a sieci handlowe wysyłają zamówienia przez EDI. Każde trzeba przeczytać, znaleźć produkty w kartotekach Comarch ERP Optima, sprawdzić stan w magazynie, przypomnieć sobie cenę ustaloną z danym klientem i wpisać zamówienie. Znikają na to godziny, a błędy pojawiają się tam, gdzie kod klienta „AB-100” wygląda jak Twój „AB-1000” albo gdzie zapomniano o rabacie umownym.
Agent łączy się ze wspólną skrzynką zamówień w Microsoft 365 i ze strumieniem EDI: rozpoznawanie dokumentów wyciąga pozycje z Excela i PDF, a model Claude dopasowuje kody i nazwy klientów do Twoich kartotek na podstawie historii wcześniej zatwierdzonych zamówień. Następnie agent sprawdza stany i ceny umowne tego klienta w Comarch ERP Optima lub enova365 i tworzy dokument zamówienia ze statusem „niepotwierdzone”. Pozycje, których nie udało się dopasować, albo te, na które brakuje towaru, są oznaczane dla handlowca. Handlowiec sprawdza dokument w zwykłym oknie Comarch ERP Optima lub enova365, poprawia go i potwierdza. Dopiero wtedy zamówienie staje się ważne, a klient dostaje potwierdzenie z terminem dostawy. Z Comarch ERP Optima łączymy się przez interfejs integracyjny lub pliki importu, a z enova365 i Business Central przez API, eksport plików albo przepływ e-mail, zależnie od wersji. Model działa w Anthropic API lub Amazon Bedrock w regionie UE, Twoje dane nie służą do trenowania modelu, a jeśli Twoje ERP działa w zarządzanym hostingu ERP, integracja jest wdrażana bez dodatkowych serwerów.
Cztery kroki od danych wejściowych do zapisu w systemie – z zatwierdzeniem przez człowieka wszędzie tam, gdzie jest ryzyko.
Klient wysyła zamówienie na zwykły adres w Outlooku, na przykład zamowienia@, a sieć handlowa przesyła je przez EDI. Agent rozpoznaje, że to zamówienie, a nie pytanie czy reklamacja, wyciąga pozycje z tekstu, arkusza Excel, PDF lub komunikatu EDI i identyfikuje firmę nadawcy po domenie e-mail, kodzie GLN i Twojej liście klientów w Comarch ERP Optima.
Każda pozycja jest dopasowywana do Twojej kartoteki w Comarch ERP Optima lub enova365 po kodzie, kodzie kreskowym, nazwie i wcześniejszych zamówieniach tego klienta. Agent sprawdza stan w magazynie, stosuje cenę umowną lub rabat z karty klienta i buduje projekt zamówienia z uwagami przy wątpliwych pozycjach.
Agent tworzy dokument zamówienia w Comarch ERP Optima lub enova365 ze statusem „niepotwierdzone” i dołącza oryginalny e-mail. W zwykłym oknie systemu handlowiec widzi obok siebie oryginał i zbudowane zamówienie, poprawia, co trzeba, i potwierdza. Dopiero wtedy zamówienie trafia do magazynu, a klient dostaje potwierdzenie z numerem i terminem dostawy.
Nieznany kod, nowy klient bez karty w Comarch ERP Optima albo brak towaru nie trafiają do systemu automatycznie: takie pozycje czekają na decyzję handlowca. Potwierdzone dopasowanie jest zapamiętywane na przyszłość, a co miesiąc przeglądamy dziennik i rozszerzamy reguły.
Agent jest podłączony do Twojej skrzynki Outlook w Microsoft 365 i do strumienia EDI, czyta e-maile, załączniki i zamówienia EDI, a innych skrzynek nie dotyka.
Słownik kodów klientów i odpowiadających im kartotek w Twoim Comarch ERP Optima lub enova365, który rośnie z każdym zatwierdzonym zamówieniem i zmniejsza liczbę wyjątków.
Zamówienie „niepotwierdzone” w oknie Twojego Comarch ERP Optima lub enova365 z dołączonym oryginałem, stanami magazynowymi i oznaczonymi wątpliwymi pozycjami, bez dodatkowej aplikacji.
Integracja z Comarch ERP Optima przez jej interfejs lub import, z enova365 i Business Central przez API lub eksport, potwierdzenie dla klienta i pełny dziennik działań: kto, co i kiedy zatwierdził.
Rozpoznawanie dokumentów + agent Claude przez API + integracja z Comarch ERP Optima przez jej interfejs lub pliki importu; z enova365 i Business Central łączymy się przez API, eksport plików albo przepływ e-mail, zależnie od wersji. Platformę wybieramy według zadania i miejsca, w którym mogą znajdować się Twoje dane: więcej o tej usłudze i jej ograniczeniach na stronie usługi.
Pozycja jest oznaczana jako niejasna i pokazywana handlowcowi z najbliższymi propozycjami z Twoich kartotek w Comarch ERP Optima. Handlowiec wybiera właściwy produkt, a wybór jest zapamiętywany, więc następnym razem ten sam kod jest dopasowany automatycznie.
Z Comarch ERP Optima łączymy się przez interfejs integracyjny lub pliki importu. Z enova365 i Microsoft Dynamics 365 Business Central integrujemy się przez API, eksport plików albo przepływ e-mail, zależnie od wersji i licencji. Metodę integracji wybieramy po sprawdzeniu w Twoim środowisku, a w każdym przypadku zamówienie powstaje jako dokument niepotwierdzony.
Pierwsze działające rozwiązanie z jedną skrzynką Outlook i jedną integracją z Comarch ERP Optima lub enova365 trwa zwykle 2–4 tygodnie. Od Ciebie potrzebujemy dostępu do skrzynki, eksportu kartotek towarowych i kilkudziesięciu przykładów wcześniejszych zamówień, aby zbudować słownik dopasowań. Strumień EDI dodajemy w drugim etapie.
Klienci dzwonią i piszą w sprawie stanów, swoich cen i statusu zamówienia, a handlowcy odpowiadają na te same pytania po kilkadziesiąt razy dziennie.
Każdy dostawca przysyła katalog w swoim formacie: inne kolumny, jednostki, język i kody.
Nowy cennik lub oferta dla każdej grupy klientów to dzień pracy w Excelu i Wordzie.
Na koniec miesiąca księgowość ręcznie dopasowuje wyciągi do faktur i pisze przypomnienia do dłużników jeden po drugim.
Tę usługę realizują specjaliści z ważnymi międzynarodowymi certyfikatami. Ich wiedzę potwierdzają niezależne organizacje, a nie my.
Systemy AI są wdrażane z ochroną przed wyciekiem danych i nadużyciem modeli.
Program bezpieczeństwa AI i jego zabezpieczenia są zarządzane według metodyki ISACA.
Ryzyka AI są identyfikowane i zarządzane tak jak każde inne ryzyko IT.
Odpowiadamy w ciągu 1 dnia roboczego
