Rejestracja czasu pracy i projekty faktur

W kancelarii rozliczającej się godzinowo pieniądze powstają we wpisach czasu w Kleos, ale wpisy pojawiają się na końcu. Prawnik cały dzień pisze e-maile w Outlooku, rozmawia z klientem w Teams, przygotowuje dokument w Wordzie i dopiero wieczorem albo w piątek próbuje sobie przypomnieć, ile czasu poświęcił na którą sprawę. Część godzin przepada, część trafia do złej sprawy, a pod koniec miesiąca wspólnik przed zatwierdzeniem faktur czyta wpisy i dopytuje współpracowników, co kryje się za „konsultacją, 2 godz.”. Księgowość następnie ręcznie przepisuje zatwierdzone kwoty do Comarch ERP Optima lub Symfonii.

Asystent przygotowuje projekt zestawienia czasu pracy za prawnika. Co wieczór przegląda spotkania w kalendarzu Outlooka, wysłane e-maile, rozmowy w Teams i czas edycji plików Worda w SharePoint, dopasowuje je do spraw w Kleos według klienta, stron i numeru sprawy i proponuje wpisy czasu z czasem trwania i opisem: „Przygotowanie odpowiedzi na pozew, sprawa nr..., 1,5 godz.”. Prawnik potwierdza je w Teams lub w Kleos, poprawia czas albo przenosi do innej sprawy, a niepotwierdzony wpis nie jest fakturowany. Na koniec miesiąca asystent bierze potwierdzone wpisy i przygotowuje dla każdego klienta opis do faktury, z poziomem szczegółowości ustalonym w umowie o obsługę prawną, oraz plik importu do Comarch ERP Optima lub Symfonii. Wspólnik sprawdza opis, odpisuje godziny, których nie pokaże klientowi, i zatwierdza, a dopiero potem faktura jest wystawiana w systemie księgowym. Wdrażamy to jako przepływ Power Automate w Twoim tenancie Microsoft 365, a treść e-maili i spotkań zawierającą szczegóły spraw streszcza model w prywatnej chmurze GPU MDP CLOUD na Litwie (UE) albo Claude w Amazon Bedrock w regionie UE, bez trenowania na Twoich danych i z dziennikiem zgodnym z RODO.