Szkice ofert i umów

Opiekun klienta w firmie usługowej zwykle zaczyna nową ofertę od starej: otwiera dokument Word poprzedniego klienta i zmienia nazwę, numer, adres, listę usług i ceny, choć wszystkie dane są już we wpisie w HubSpot lub Dynamics 365 Sales. W ten sposób nazwa starego klienta zostaje na trzeciej stronie nowej oferty, razem z nieaktualną klauzulą, której prawnik już nie stosuje, albo opisem usługi zmienionym pół roku temu. Szkic umowy trwa jeszcze dłużej, bo ktoś musi sprawdzić, która wersja szablonu jest aktualna, a podpisana umowa wraca jako skan w załączniku maila i ląduje w folderze, o którym CRM nic nie wie.

Opiekun klienta otwiera kartę klienta w HubSpot, Pipedrive lub Dynamics 365 Sales, wybiera pakiet usług, a Copilot w Wordzie przygotowuje szkic oferty lub umowy z Twoich zatwierdzonych szablonów w SharePoint: dane firmy z karty w CRM, opisy usług z aktualnego katalogu, ceny z cennika, warunki według typu usługi i segmentu klienta. Copilot zaznacza, które warunki opiekun klienta może zmieniać, a które wymagają prawnika lub kierownika. W Outlooku Copilot przygotowuje e-mail przewodni na podstawie wcześniejszej korespondencji z klientem. Prawnik lub kierownik dostaje dokument w Teams do przeglądu z zaznaczonymi zmianami i go zatwierdza, a do klienta z Outlooka opiekuna klienta trafia wyłącznie zatwierdzony dokument. Umowy są wysyłane do podpisu przez Autenti, a podpisany dokument wraz z potwierdzeniem podpisu jest automatycznie dołączany do karty klienta w CRM, a szansa sprzedaży oznaczana jako wygrana. Wdrażamy Microsoft 365 Copilot i Copilot Studio w Twoim tenancie: szablony i dokumenty zostają w Twoim środowisku Microsoft 365 i nie służą do trenowania modelu, a z HubSpot, Pipedrive i Autenti integrujemy się przez API, eksport plików lub obieg e-mail, zależnie od planu.