Zestawienia DKV i Eurowag oraz faktury za opłaty drogowe, promy i podwykonawców przychodzą z Outlooka i portali, a księgowy wpisuje je do Comarch ERP Optima jedna po drugiej. AI dzieli każdą fakturę na linie, przypisuje je do ciągnika i kursu ze SPEED i przygotowuje do importu do Comarch ERP Optima. Księgowy zatwierdza partię.
Zgodne z ISO 27001NIS2 DORA
Dział księgowości firmy transportowej otrzymuje co miesiąc setki dokumentów kosztowych: zestawienia DKV i Eurowag z dziesiątkami linii na ciągnik (paliwo, AdBlue, opłaty drogowe w kilku krajach, promy i tunele) oraz faktury podwykonawców za pojedyncze kursy. Przychodzą na Outlooka, jako PDF-y i z portali dostawców, gdzie trzeba się zalogować i je pobrać. Księgowy wpisuje każdy z nich do Comarch ERP Optima i przypisuje do ciągnika, kursu i kategorii kosztów. Błędy wychodzą na jaw, gdy koszt kursu w SPEED nie zgadza się z oczekiwaniami zarządu i ktoś musi ustalić, gdzie coś przypisano w złe miejsce.
Rozwiązanie zbiera faktury według harmonogramu z uzgodnionych skrzynek Outlook oraz portali DKV i Eurowag. Każdy dokument jest dzielony na linie: dostawca, numer, data, miejsce, ilość, kwota, VAT. Na podstawie numeru rejestracyjnego, numeru karty, daty i miejsca linie są przypisywane do ciągnika i kursu ze SPEED, a na podstawie dostawcy i rodzaju pozycji do kategorii kosztów w Twoim planie kont w Comarch ERP Optima. Przygotowana partia jest pokazywana księgowemu w tabeli: widzi dokument, rozpoznane pola i przypisanie, poprawia, co trzeba, i zatwierdza całą partię, a nie jedną fakturę po drugiej. Zatwierdzona partia jest importowana do Comarch ERP Optima, a koszty kursów wracają do kolumny kosztów w SPEED. Budujemy to na przepływach Power Automate w Twoim tenancie Microsoft 365, do rozpoznawania dokumentów używamy AI Builder lub Azure AI Document Intelligence w regionie UE, a z Comarch ERP Optima integrujemy się przez plik importu lub API, ze SPEED przez API, eksport pliku lub obieg e-mail, zależnie od wersji. Jeśli Twój ERP działa na naszym hostingu ERP, integracja jest prostsza, ale rozwiązanie działa też z Symfonią lub innym systemem księgowym.
Cztery kroki od danych wejściowych do zapisu w systemie – z zatwierdzeniem przez człowieka wszędzie tam, gdzie jest ryzyko.
Przepływy Power Automate pobierają faktury z uzgodnionych skrzynek Outlook i według harmonogramu ściągają zestawienia z portali DKV i Eurowag oraz od operatorów opłat drogowych. Każdy dokument jest odnotowywany ze źródłem i czasem otrzymania, aby nic nie zginęło.
Dokument jest dzielony na linie: data, miejsce, ilość, kwota, VAT. Na podstawie numeru rejestracyjnego lub numeru karty i daty każda linia jest powiązana z ciągnikiem i kursem ze SPEED, a na podstawie dostawcy i rodzaju pozycji z kategorią kosztów w Twoim planie kont w Comarch ERP Optima. Niejasne przypisania są oznaczane.
Księgowy widzi partię: każdą fakturę z rozpoznanymi polami i przypisaniem, oznaczone wątpliwości oraz sumy uzgodnione z dokumentem. Poprawia, co trzeba, i zatwierdza. Dopiero po zatwierdzeniu dane są importowane do Comarch ERP Optima, a koszt kursu aktualizowany w SPEED.
Faktury od nowego dostawcy lub w nietypowym formacie trafiają na osobną listę, na której księgowy przypisuje je ręcznie, a my dodajemy wzorzec. Co miesiąc przeglądamy dziennik poprawek w Comarch ERP Optima i dostrajamy reguły przypisania, aby zostawało mniej pracy ręcznej.
Skrzynki Outlook oraz portale DKV, Eurowag i operatorów opłat drogowych połączone w jeden obieg dokumentów z dziennikiem zdarzeń w Twoim tenancie Microsoft 365.
Logika przypisania do ciągników, kursów i kategorii kosztów, oparta na Twoim planie kont w Comarch ERP Optima i danych kursów ze SPEED, którą księgowy może samodzielnie rozbudowywać.
Jedno okno dla księgowego z dokumentami, rozpoznanymi polami, przypisaniem do ciągnika i kursu ze SPEED oraz uzgodnionymi sumami, z zatwierdzeniem całej partii.
Generowanie pliku importu zgodnie z wymaganiami Comarch ERP Optima lub Symfonii, zwrot kosztów do SPEED, monitoring w pierwszym miesiącu i dodawanie wzorców dla nowych dostawców.
Power Automate + rozpoznawanie dokumentów + zestawienia DKV i Eurowag + import do Comarch ERP Optima + dane kursów ze SPEED. Sposób integracji z Comarch ERP Optima i SPEED wybieramy po sprawdzeniu Twoich wersji. Więcej o tej usłudze i jej ograniczeniach znajdziesz na stronie usługi.
Nie. Do Comarch ERP Optima importowana jest wyłącznie partia zatwierdzona przez księgowego. Księgowy widzi każdy dokument i przypisanie, a poprawki są zapisywane w dzienniku. To oszczędza czas na wprowadzaniu danych, a odpowiedzialność za zapis księgowy zostaje po stronie człowieka.
Tak. Z Comarch ERP Optima integrujemy się przez plik importu lub API, z Symfonią przez jej format importu, a ze SPEED przez API, eksport pliku lub obieg e-mail, zależnie od wersji. Rozpoznawanie i przypisanie nie zależą od systemu księgowego, zmienia się tylko format importu, a sposób integracji wybieramy po sprawdzeniu na początku projektu.
Zestawienia DKV i Eurowag są dzielone na linie, a każda linia jest powiązana z ciągnikiem po numerze karty lub numerze rejestracyjnym oraz z kursem po dacie i miejscu ze SPEED. Jeśli ciągnik miał tego dnia kilka kursów, linia jest przypisywana według uzgodnionej reguły albo oznaczana dla księgowego.
Zapytanie z Outlooka, Trans.eu lub TimoCom czeka, aż handlowiec policzy odległość, znajdzie podobny kurs w SPEED i spisze warunki.
Kierowcy wysyłają zdjęcia listów przewozowych CMR i zgłoszeń przez WhatsApp lub Teams, a dział logistyki sprawdza je na oko i ręcznie dołącza do…
Zlecenia przychodzą na Outlooka z plikiem PDF, z giełdy Trans.eu i z Transporeon, a dyspozytor ręcznie przepisuje je do SPEED.
Kierowcy dzwonią do dyspozytora z tymi samymi pytaniami: jak wypełnić list przewozowy CMR, co robić po wypadku, kiedy jest załadunek.
Tę usługę realizują specjaliści z ważnymi międzynarodowymi certyfikatami. Ich wiedzę potwierdzają niezależne organizacje, a nie my.
Systemy AI są wdrażane z ochroną przed wyciekiem danych i nadużyciem modeli.
Program bezpieczeństwa AI i jego zabezpieczenia są zarządzane według metodyki ISACA.
Ryzyka AI są identyfikowane i zarządzane tak jak każde inne ryzyko IT.
Odpowiadamy w ciągu 1 dnia roboczego
