Protokół odbioru robót podwykonawcy z Zuzia i faktura są podpisywane, gdy kierownik projektu pamięta umowę i kosztorys z Norma PRO. AI czyta protokół, porównuje ilości, stawki, część już zapłaconą i kaucję z umową i budżetem w PlanRadar oraz oznacza rozbieżności, a człowiek zatwierdza przed importem do Comarch ERP Optima.
Zgodne z ISO 27001NIS2 DORA
Na koniec miesiąca generalny wykonawca dostaje stos protokołów odbioru robót podwykonawców z fakturami, zwykle w PDF z Zuzia lub w Excelu. Kierownik projektu musi sprawdzić, czy ilości w protokole zgadzają się z faktycznie wykonanymi robotami i limitami kosztorysu z Norma PRO, czy stawki są takie jak w umowie, czy nie ujęto robót już opłaconych wcześniejszym protokołem, czy zastosowano kaucję gwarancyjną wymaganą umową i czy suma faktury zgadza się z protokołem. Robi to z pamięci i w Excelu, często w pośpiechu, bo podwykonawca czeka na płatność, a potem księgowa wpisuje fakturę do Comarch ERP Optima. Błędy wychodzą na jaw po miesiącach, gdy łączna wartość protokołów przekracza umowę albo kaucji nie potrącono.
Rozwiązanie przyjmuje protokoły i faktury z maila lub SharePoint, czyta je do poziomu pozycji i porównuje z umową, kosztorysem z Norma PRO oraz budżetem projektu w PlanRadar, jeśli z niego korzystasz: dla każdej pozycji sprawdza stawkę, ilość narastającą wraz z wcześniejszymi protokołami, limit kosztorysu, procent kaucji i zgodność faktury z protokołem. Rozbieżności są prezentowane kierownikowi projektu na liście z pozycją protokołu, zapisem umowy i różnicą, a kierownik zaznacza, czy przyjąć wyjaśnienie, czy zwrócić protokół podwykonawcy do poprawy. Poprawne dokumenty są przygotowywane do importu do Comarch ERP Optima lub enova365 z przypisanym projektem i kodem kosztu, księgowa zatwierdza paczkę i dopiero wtedy zapis trafia do ksiąg, a koszty są aktualizowane w PlanRadar. Do rozpoznawania dokumentów używamy Azure AI Document Intelligence w regionie UE albo AI Builder w Twoim tenancie Microsoft 365, obiegi budujemy w Power Automate, a z Zuzia, PlanRadar oraz Comarch ERP Optima lub enova365 integrujemy się przez API, eksport plików lub obieg maili, zależnie od wersji. Dokumenty pozostają w SharePoint i systemie księgowym i nie służą do trenowania modeli.
Cztery kroki od danych wejściowych do zapisu w systemie – z zatwierdzeniem przez człowieka wszędzie tam, gdzie jest ryzyko.
Podwykonawca wysyła protokół z Zuzia lub Excela i fakturę mailem albo wgrywa je do SharePoint. Dokumenty są czytane do poziomu pozycji (pozycja, ilość, jednostka, stawka, kwota) i powiązane z projektem oraz umową podwykonawcy na podstawie danych firmy i numeru umowy.
Każda pozycja protokołu jest porównywana ze stawkami z umowy, limitami kosztorysu z Norma PRO, budżetem w PlanRadar i ilościami narastającymi z wcześniejszych protokołów. Sprawdzane są procent kaucji, rozliczenie zaliczki i zgodność sumy faktury z protokołem. Każda różnica ma odnośnik do zapisu umowy lub wcześniejszego protokołu.
Kierownik projektu widzi listę rozbieżności i zaznacza, które są dopuszczalne, a które zwrócić podwykonawcy. Poprawne protokoły są przygotowywane do importu do Comarch ERP Optima lub enova365 z projektem i kodem kosztu, a księgowa przegląda i zatwierdza paczkę. Dopiero wtedy zapis trafia do ksiąg, a koszty są aktualizowane w PlanRadar.
Pozycje, których nie ma w umowie ani w kosztorysie z Norma PRO, są oznaczane jako roboty dodatkowe i wymagają decyzji kierownika projektu z odniesieniem do porozumienia. Aneksy do umowy wgrywasz do teczki w SharePoint, a dopasowanie działa już na nowej wersji. Monitorujemy poprawki i dopracowujemy rozpoznawanie dla nowych szablonów protokołów z Zuzia lub Excela.
Rozpoznawanie protokołów odbioru robót podwykonawców z Zuzia, Excela lub zeskanowanych plików PDF oraz faktur, do poziomu pozycji, powiązanych z projektem i umową.
Uporządkowana struktura umów, stawek, limitów kosztorysu z Norma PRO i kaucji w SharePoint lub PlanRadar, z którą porównywany jest każdy protokół, ze śledzeniem wersji aneksów.
Lista z pozycją protokołu, zapisem umowy, limitem kosztorysu, różnicą i możliwością zaznaczenia decyzji, która jest zapisywana w dzienniku.
Zatwierdzanie paczki przez księgową i import do Comarch ERP Optima lub enova365 przez plik importu albo API, aktualizacja kosztów w PlanRadar, monitorowanie pierwszych miesięcy i dopracowanie reguł.
Rozpoznawanie dokumentów + Power Automate + protokoły z Zuzia + kosztorys z Norma PRO i budżet z PlanRadar do dopasowania + import do Comarch ERP Optima lub enova365. Sposób integracji z każdym systemem wybieramy po sprawdzeniu Twoich wersji. Więcej o tej usłudze i jej ograniczeniach przeczytasz na stronie usługi.
Nie. Oznacza rozbieżność i pokazuje, z czym się nie zgadza, czy z umową, kosztorysem z Norma PRO, czy z wcześniejszym protokołem, a decyzję o przyjęciu, negocjacji lub zwrocie do poprawy podejmuje kierownik projektu. Zapis trafia do Comarch ERP Optima lub enova365 dopiero po zatwierdzeniu przez księgową, więc ani płatność, ani księgowanie kosztu nie dzieje się bez człowieka.
Tak. Protokoły z Zuzia zwykle pobieramy jako PDF lub eksport do Excela, budżet i koszty z PlanRadar przez API lub eksport, a import do Comarch ERP Optima lub enova365 robimy przez plik importu albo API, zależnie od wersji. Sposób integracji wybieramy po sprawdzeniu na początku wdrożenia. Jeśli Twój ERP działa w naszym hostingu ERP, integracja jest prostsza.
Tak, ta sama logika działa w drugą stronę: Twój protokół, przygotowany w Zuzia lub Norma PRO, jest sprawdzany z umową o roboty budowlane i kosztorysem, zanim trafi do inwestora, żeby inwestor nie zwracał go z powodu błędu w stawce lub ilości narastającej. Często jest to drugi etap po protokołach podwykonawców.
Dokumenty przetargowe z platformy e-Zamówienia liczą setki stron, które kosztorysant i prawnik czytają przez kilka dni, by zdecydować, czy składać…
Inżynier przeszukuje setki plików PDF w SharePoint i Autodesk Construction Cloud, żeby znaleźć klasę izolacji w specyfikacji albo termin w umowie.
Brygadziści prowadzą dziennik budowy w PlanRadar lub Excelu i wysyłają zdjęcia na Teams, a w piątek kierownik projektu pisze od zera raport…
Oferty podwykonawców przychodzą jako Excel, PDF i treść maila, każda w innej strukturze, a kierownik projektu porównuje je z kosztorysem z Norma…
Tę usługę realizują specjaliści z ważnymi międzynarodowymi certyfikatami. Ich wiedzę potwierdzają niezależne organizacje, a nie my.
Systemy AI są wdrażane z ochroną przed wyciekiem danych i nadużyciem modeli.
Program bezpieczeństwa AI i jego zabezpieczenia są zarządzane według metodyki ISACA.
Ryzyka AI są identyfikowane i zarządzane tak jak każde inne ryzyko IT.
Odpowiadamy w ciągu 1 dnia roboczego
