Po spotkaniu z klientem opiekun klienta powinien zapisać ustalenia w HubSpot lub Pipedrive, ale zwykle robi to wieczorem z pamięci albo wcale. AI transkrybuje spotkanie w Teams, wyciąga podsumowanie, ustalenia i terminy oraz przygotowuje wpis w CRM i zadania w Jira lub Asana, a opiekun klienta zatwierdza.
Zgodne z ISO 27001NIS2 DORA
Szef firmy usługowej chce widzieć w HubSpot, Pipedrive lub Dynamics 365 Sales, na jakim etapie jest każdy klient i co ustalono w ostatniej rozmowie. Po spotkaniu w Teams opiekun klienta ma jeszcze trzy rozmowy, więc wpis w CRM powstaje wieczorem, krótki i z pamięci, albo wcale. Ustalenia o terminach zostają w notatkach, zadania dla zespołu w Jira lub Asana powstają po tygodniu, kolejne kroki żyją w kalendarzu widocznym dla jednej osoby, a gdy opiekun klienta idzie na urlop, kolega nie ma czego przejąć. Kierownicy nie ufają raportom z CRM, bo wiedzą, że są uzupełniane z opóźnieniem.
Rozwiązanie korzysta z nagrań spotkań i rozmów w Teams, na które uczestnicy się zgodzili, transkrybuje je i wyciąga z transkrypcji: podsumowanie rozmowy, co ustalono, potrzeby i obawy klienta oraz kolejne kroki z osobami odpowiedzialnymi i terminami. Zaraz po spotkaniu wynik trafia do opiekuna klienta w Teams jako szkic: w minutę sprawdza go, poprawia to, co AI zrozumiało niedokładnie, i zatwierdza. Zatwierdzony wpis pojawia się w karcie klienta w HubSpot, Pipedrive lub Dynamics 365 Sales jako aktywność z podsumowaniem, proponowana jest zmiana etapu szansy sprzedaży, kolejne kroki stają się zadaniami z terminami w Jira, Asana lub Planner, a proponowane spotkania kontrolne powstają w kalendarzu Outlooka. Niezatwierdzone szkice nigdy nie trafiają do CRM. Wdrażamy Copilot Studio i Power Automate w Twoim tenancie Microsoft 365: nagrania i transkrypcje zostają w Twoim środowisku, a z HubSpot, Pipedrive, Jira lub Asana integrujemy się przez API, eksport plików lub obieg e-mail, zależnie od planu; Dynamics 365 Sales łączy się bezpośrednio. Zasady nagrywania i informację dla uczestników uzgadniamy z Twoimi wymaganiami ochrony danych zgodnie z RODO.
Cztery kroki od danych wejściowych do zapisu w systemie – z zatwierdzeniem przez człowieka wszędzie tam, gdzie jest ryzyko.
Spotkanie lub rozmowa w Teams jest nagrywana według Twoich zasad, a uczestnicy widzą informację o nagrywaniu. Po zakończeniu spotkania przepływ Power Automate pobiera transkrypcję i łączy ją z kartą klienta w HubSpot, Pipedrive lub Dynamics 365 Sales według adresów uczestników.
Agent Copilot Studio wyciąga z transkrypcji podsumowanie, potrzeby i obawy klienta, ustalenia oraz kolejne kroki z osobami odpowiedzialnymi i terminami, i proponuje etap szansy sprzedaży w CRM. Nie dodaje niczego, co nie padło w rozmowie, a niejasne punkty oznacza pytaniem do opiekuna klienta.
Opiekun klienta dostaje szkic w Teams, poprawia go i zatwierdza. Dopiero wtedy aktywność pojawia się w karcie klienta w HubSpot, Pipedrive lub Dynamics 365 Sales, kolejne kroki stają się zadaniami z terminami w Jira, Asana lub Planner, a proponowane spotkania szkicami wydarzeń w kalendarzu Outlooka. Poprawki są zapisywane w dzienniku.
Przy spotkaniach bez nagrania opiekun klienta może podyktować krótką notatkę w Teams, która jest przetwarzana tak samo i trafia do tej samej karty w CRM. Rozmowy, które oznaczysz jako wrażliwe, nie są transkrybowane. Śledzimy, jak często wprowadzane są poprawki, i dostrajamy sposób, w jaki agent odróżnia ustalenia od rozważań.
Ustawienia nagrywania w Teams, informacja dla uczestników i okresy przechowywania, dopasowane do wymagań RODO i Twojej polityki wewnętrznej.
Agent w Twoim tenancie Microsoft 365 ze strukturą podsumowania zgodną z polami w HubSpot, Pipedrive lub Dynamics 365 Sales: etap, potrzeby, ustalenia, kolejne kroki.
Przepływy Power Automate, które przenoszą zatwierdzony wpis do HubSpot, Pipedrive lub Dynamics 365 Sales przez API, tworzą zadania w Jira, Asana lub Planner oraz szkice wydarzeń w kalendarzu Outlooka.
Szkolenie opiekunów klienta, monitoring przez pierwszy miesiąc, analiza poprawek i dostrojenie struktury podsumowania do tego, co kierownik chce widzieć w raportach CRM.
Copilot Studio + Power Automate + integracja z HubSpot, Pipedrive lub Dynamics 365 Sales + zadania w Jira lub Asana. Sposób integracji z CRM i systemem zadań wybieramy po sprawdzeniu Twoich planów. Więcej o tej usłudze i jej ograniczeniach znajdziesz na stronie usługi.
Tak. Teams pokazuje informację o nagrywaniu, a przed uruchomieniem uzgadniamy z Twoimi wymaganiami ochrony danych procedurę nagrywania, okresy przechowywania i treść informacji. Jeśli klient się nie zgodzi, spotkanie nie jest nagrywane, a opiekun klienta może podyktować notatkę po rozmowie.
Tak. HubSpot, Pipedrive, Jira i Asana mają publiczne API, przez które Power Automate zapisuje aktywność, zmienia etap i tworzy zadania. Gdy Twój plan ogranicza API, używamy eksportu plików lub obiegu e-mail. Dynamics 365 Sales i Planner łączą się bezpośrednio w tenancie Microsoft 365. Sposób integracji wybieramy po sprawdzeniu na początku projektu.
Szkic zawsze trafia najpierw do opiekuna klienta w Teams, który był w rozmowie i w minutę widzi nieścisłość. Agent oznacza punkty, w których nie jest pewien, a do HubSpot lub Pipedrive trafia tylko zatwierdzony tekst. Poprawki są zbierane i pomagają dostroić agenta.
Procedury leżą w SharePoint, zasady w Bitrix24 lub w mailach, a materiały z wcześniejszych projektów w Jira i w głowach kolegów, więc pracownicy…
Wszystko trafia na wspólną skrzynkę info w Outlooku i do formularza na stronie: pytania o ceny, prośby o dokumenty, reklamacje i poważne zapytania.
Pracownicy wypełniają Clockify lub Harvest w piątek z pamięci, więc część godzin klientów nigdy nie jest zafakturowana.
Ofertę lub umowę przygotowuje się, kopiując ostatni dokument Word i zmieniając dane, a błąd w nazwie lub kwocie wychodzi dopiero u klienta.
Tę usługę realizują specjaliści z ważnymi międzynarodowymi certyfikatami. Ich wiedzę potwierdzają niezależne organizacje, a nie my.
Systemy AI są wdrażane z ochroną przed wyciekiem danych i nadużyciem modeli.
Program bezpieczeństwa AI i jego zabezpieczenia są zarządzane według metodyki ISACA.
Ryzyka AI są identyfikowane i zarządzane tak jak każde inne ryzyko IT.
Odpowiadamy w ciągu 1 dnia roboczego
