Na koniec miesiąca księgowość ręcznie dopasowuje wyciągi do faktur i pisze przypomnienia do dłużników jeden po drugim. Na podstawie raportu należności z Comarch ERP Optima lub Symfonia i wyciągów bankowych rozwiązanie dopasowuje wpłaty, wskazuje niejasne kwoty i przygotowuje przypomnienia według etapu przeterminowania, a księgowy zatwierdza, zanim cokolwiek zostanie wysłane.
Zgodne z ISO 27001NIS2 DORA
Hurtownia ma setki faktur z odroczonym terminem płatności, a klienci nie płacą fakturami jedna po drugiej: jeden reguluje trzy faktury jednym przelewem, inny płaci część, trzeci w tytule przelewu wpisuje tylko nazwę firmy, a sieci handlowe, których faktury wychodzą przez EDI, płacą według własnego harmonogramu, z potrąceniami. Co rano księgowy otwiera wyciąg bankowy oraz raport należności z Comarch ERP Optima, Symfonia lub wFirma, ręcznie dopasowuje kwoty i pisze przypomnienia do spóźnionych klientów, za każdym razem pamiętając, kto dostał już pierwszy e-mail, kto drugi i któremu klientowi handlowiec prosił nie wysyłać ostrych pism.
Co rano rozwiązanie pobiera wyciąg bankowy (eksport lub osobny interfejs banku) i raport należności z Comarch ERP Optima, Symfonia lub wFirma. Model Claude przez API dopasowuje otrzymane wpłaty do faktur po kwocie, płatniku, tytule przelewu i numerach faktur, także wpłaty częściowe, wpłaty obejmujące kilka faktur i wpłaty od sieci EDI z potrąceniami. Jednoznaczne dopasowania są oznaczane jako rozliczone, a niejasne kwoty (nadpłata, nieznany płatnik, kwota bez faktury) trafiają na listę księgowego. Następnie, na podstawie pozostałych zadłużeń i Twoich reguł (dni przeterminowania, znaczenie klienta, uzgodnione wyjątki), agent przygotowuje e-maile z przypomnieniami: uprzejme przypomnienie, drugie przypomnienie z listą faktur i informację o możliwym wstrzymaniu dostaw. Księgowy przegląda listę, skreśla, co trzeba, i zatwierdza; dopiero wtedy e-maile wychodzą z Twojego Outlooka, a wysłane przypomnienie jest odnotowywane na karcie klienta w HubSpot lub Pipedrive, żeby handlowiec o nim wiedział. Decyzje o limitach kredytowych czy wstrzymaniu dostaw nigdy nie zapadają automatycznie: podejmuje je Twój kierownik na podstawie podsumowania przygotowanego przez agenta. Model działa w Anthropic API lub Amazon Bedrock w regionie UE, a Twoje dane nie służą do trenowania modelu. Rozliczone wpłaty księgujemy w Comarch ERP Optima przez jej format importu, a w Symfonia lub wFirma przez import lub API, zależnie od wersji, a jeśli Twoje ERP działa w zarządzanym hostingu ERP, całość działa na infrastrukturze, którą prowadzimy.
Cztery kroki od danych wejściowych do zapisu w systemie – z zatwierdzeniem przez człowieka wszędzie tam, gdzie jest ryzyko.
Przepływ pobiera wczorajszy wyciąg bankowy i raport należności według klientów z Comarch ERP Optima, Symfonia lub wFirma przez eksport lub interfejs. Ręczne eksporty nie są potrzebne, a jeśli bank nie ma interfejsu, wyciąg jest wgrywany do uzgodnionego folderu.
Model łączy każdą wpłatę z jedną lub kilkoma fakturami po kwocie, płatniku i tytule przelewu, także płatności sieci handlowych z potrąceniami względem faktur EDI. Wpłaty częściowe, nadpłaty i nieznani płatnicy są oznaczane osobno i przekazywane księgowemu z wyjaśnieniem, dlaczego nie udało się ich dopasować.
Według dni przeterminowania i grupy klienta agent przygotowuje e-maile z listą faktur i kwot z Twoich szablonów. Księgowy widzi całą listę, skreśla klientów, z którymi ustalono coś innego, i zatwierdza wysyłkę z Outlooka. Uzgodnione wpłaty są księgowane w Comarch ERP Optima lub Symfonia przez import, a notatka o przypomnieniu trafia na kartę klienta w HubSpot lub Pipedrive.
Klienci, których zadłużenie przekracza uzgodniony limit albo którzy spóźniają się po raz trzeci, trafiają do podsumowania kierownika wraz z historią z księgowości i CRM. Kierownik decyduje o limicie lub dostawach, a my utrzymujemy przepływ i aktualizujemy reguły, gdy zmienia się Twoja polityka.
Automatyczne pobieranie wyciągów i raportu należności z Comarch ERP Optima, Symfonia lub wFirma oraz import uzgodnionych wpłat z powrotem przez format importu systemu lub API.
Etapy przeterminowania, grupy klientów, lista wyjątków i szablony e-maili w Twoim tonie, które księgowość może zmieniać bez programisty.
Poranna lista z uzgodnionymi wpłatami, niejasnymi kwotami i przypomnieniami do zatwierdzenia jednym kliknięciem.
Cotygodniowy przegląd dłużników dla kierownika z proponowanymi decyzjami, notatki o przypomnieniach na kartach w HubSpot lub Pipedrive, dziennik wszystkich e-maili i nasze wsparcie.
Claude przez API + raporty należności i wyciągi bankowe z Comarch ERP Optima, Symfonia lub wFirma oraz import uzgodnionych wpłat z powrotem przez format importu systemu lub API, zależnie od wersji. Platformę wybieramy według zadania i miejsca, w którym mogą znajdować się Twoje dane: więcej o tej usłudze i jej ograniczeniach na stronie usługi.
Nie. Wszystkie e-maile czekają na liście zatwierdzenia u księgowego, a wysyłane z Twojego Outlooka są tylko zatwierdzone. Wstrzymania dostaw czy zmiany limitu kredytowego nie wykonuje się automatycznie w ogóle: to decyzja Twojego kierownika.
Tak. Raport należności z Comarch ERP Optima pobieramy przez jej interfejs lub eksport, a uzgodnione wpłaty zwracamy przez format importu. Z Symfonia i wFirma integrujemy się przez API, eksport i import plików albo przepływ e-mail, zależnie od wersji. Metodę integracji wybieramy po sprawdzeniu, a pierwszy etap może działać wyłącznie na eksportach.
Do modelu trafiają tylko wiersze wyciągu potrzebne do dopasowania, bez danych logowania i bez pełnej historii rachunku. Model działa w Anthropic API lub Amazon Bedrock w regionie UE, dane nie służą do trenowania, a każde działanie jest zapisywane w dzienniku.
W hurtowni zamówienia przychodzą jako e-maile, arkusze Excel, PDF od klientów i komunikaty EDI od sieci handlowych, a handlowiec przepisuje je…
Klienci dzwonią i piszą w sprawie stanów, swoich cen i statusu zamówienia, a handlowcy odpowiadają na te same pytania po kilkadziesiąt razy dziennie.
Każdy dostawca przysyła katalog w swoim formacie: inne kolumny, jednostki, język i kody.
Nowy cennik lub oferta dla każdej grupy klientów to dzień pracy w Excelu i Wordzie.
Tę usługę realizują specjaliści z ważnymi międzynarodowymi certyfikatami. Ich wiedzę potwierdzają niezależne organizacje, a nie my.
Systemy AI są wdrażane z ochroną przed wyciekiem danych i nadużyciem modeli.
Program bezpieczeństwa AI i jego zabezpieczenia są zarządzane według metodyki ISACA.
Ryzyka AI są identyfikowane i zarządzane tak jak każde inne ryzyko IT.
Odpowiadamy w ciągu 1 dnia roboczego
