Po 10. dniu miesiąca księgowi piszą do klientów o brakujących fakturach, wyciągach bankowych i rozliczeniach wydatków. Agent wysyła przypomnienia z Outlooka zgodnie z kalendarzem zamknięcia, układa dokumenty w folderach klientów w SharePoint, sprawdza je w danych KSeF i JPK i daje księgowemu listę braków.
Zgodne z ISO 27001NIS2 DORA
Zamknięcie miesiąca w biurze rachunkowym zaczyna się od tego, czego brakuje. Księgowy otwiera folder klienta w SharePoint lub jego skrzynkę w Outlooku i próbuje ustalić, co jest nieobecne: faktura dostawcy, która widnieje w danych KSeF i JPK, ale której oryginał nie dotarł, wyciąg bankowy za ostatni tydzień, rozliczenie wydatków prezesa z paragonami. Potem pisze do klienta maila, trzy dni później drugiego, a klient odsyła wszystko w jednej wiadomości z dwudziestoma załącznikami, które trzeba posortować. Dziesięciu klientów to jeszcze do ogarnięcia, stu już nie: przypomnienia wychodzą późno, JPK_V7 jest składany w ostatnim dniu, a część faktur pojawia się po terminie i kończy jako korekty.
Agent przejmuje ściąganie dokumentów. Kalendarz zamknięcia miesiąca w biurze i lista oczekiwanych dokumentów każdego klienta są opisane w SharePoint. Zgodnie z nim agent wysyła klientowi maila z Outlooka księgowego z konkretną listą: których faktur brakuje, za jaki okres potrzebny jest wyciąg, czyje rozliczenie wydatków nie dotarło. Listę faktur buduje nie z pamięci, lecz porównując to, co dostawcy wykazali w danych KSeF i JPK na rzecz tego klienta, z tym, co jest już w folderze klienta oraz w Comarch ERP Optima lub Symfonia. Agent odczytuje przychodzące pliki, sortuje je do folderów klienta w SharePoint według typu dokumentu i okresu, zmienia ich nazwy zgodnie z zasadami biura i oznacza, co już dotarło. Pozostałe braki trafiają do listy dla księgowego w Teams, ze statusem każdego klienta i datą następnego przypomnienia. Główny księgowy zatwierdza treść i częstotliwość przypomnień, maile do klientów wychodzą wyłącznie z zatwierdzonego szablonu, a agent nie odpowiada na pytania podatkowe, tylko przekazuje je księgowemu. Agenta budujemy w Copilot Studio w Twoim tenancie Microsoft 365, a treść maili i załączników, zawierająca dane finansowe klientów, jest przetwarzana przez model w prywatnej chmurze GPU MDP CLOUD na Litwie (UE), bez trenowania na Twoich danych i z dziennikiem zgodnym z RODO.
Cztery kroki od danych wejściowych do zapisu w systemie – z zatwierdzeniem przez człowieka wszędzie tam, gdzie jest ryzyko.
Razem z głównym księgowym opisujemy w SharePoint kalendarz zamknięcia miesiąca w biurze: kiedy potrzebne są faktury do deklaracji VAT, kiedy wyciągi i rozliczenia wydatków oraz które dokumenty dotyczą których klientów. Każdy klient dostaje osobę kontaktową i szablon przypomnienia.
Agent porównuje faktury wykazane przez dostawców w KSeF i JPK z folderem klienta w SharePoint i zapisami w Comarch ERP Optima lub Symfonia i buduje listę brakujących faktur. Zgodnie z kalendarzem wysyła klientowi maila z Outlooka księgowego z tą konkretną listą, według zatwierdzonego szablonu, i notuje, kiedy przypomnieć ponownie.
Agent odczytuje przychodzące załączniki, sortuje je do folderów klienta w SharePoint według typu dokumentu i okresu oraz oznacza na liście jako otrzymane. W Teams księgowy widzi status każdego klienta: co dotarło, czego wciąż brakuje i kiedy wyszło ostatnie przypomnienie, i decyduje, co zrobić z klientami, którzy się spóźniają.
Jeśli klient odpowie pytaniem podatkowym, prześle plik, którego nie da się odczytać, albo nie zareaguje po dwóch przypomnieniach, agent przekazuje sprawę księgowemu i sam nie pisze dalej. Co miesiąc przeglądamy dziennik pod kątem tego, ile dokumentów dotarło przed terminem, i razem z głównym księgowym dostrajamy szablony oraz kalendarz.
Agent działa w Twoim tenancie Microsoft 365, połączony ze skrzynkami Outlook księgowych, folderami klientów w SharePoint i Teams, z minimalnymi potrzebnymi uprawnieniami.
Lista brakujących faktur powstaje przez porównanie danych KSeF i JPK z folderem klienta oraz zapisami w Comarch ERP Optima lub Symfonia przez API lub eksport.
Otrzymane dokumenty są odczytywane, przemianowywane i umieszczane w folderach klienta według typu i miesiąca, zgodnie z zasadami biura, które uzgadniamy podczas wdrożenia.
Każde przypomnienie, otrzymany plik i lista braków są zapisywane w dzienniku. Szkolenie księgowych i wsparcie podczas pierwszego cyklu zamknięcia wchodzą w skład wdrożenia.
Agent Copilot Studio + Outlook, SharePoint, dane KSeF i JPK. Platformę dobieramy do zadania i do tego, gdzie mogą znajdować się Twoje dane. Więcej o tej usłudze i jej ograniczeniach znajdziesz na stronie usługi.
Przypomnienia są wysyłane wyłącznie z szablonu zatwierdzonego przez głównego księgowego i wyłącznie z listą dokumentów, bez wyjaśniania podatków czy kwot. Jeśli wolisz, w pierwszym miesiącu agent tylko przygotowuje maile, a księgowy wysyła je z Outlooka. Agent nie odpowiada na pytania klientów, tylko przekazuje je księgowemu.
Z danych KSeF i JPK: dostawcy wykazują faktury wystawione Twojemu klientowi, a agent porównuje tę listę z tym, co jest już w folderze klienta w SharePoint oraz w Comarch ERP Optima lub Symfonia. Do tego dochodzą dokumenty okresowe z kalendarza, takie jak wyciągi bankowe i rozliczenia wydatków.
Maile i pliki pozostają w Twoim tenancie Microsoft 365 w UE, a ich treść odczytuje model w prywatnej chmurze GPU MDP CLOUD na Litwie (UE), bez trenowania na Twoich danych. Agent korzysta wyłącznie z dostępu do danych urzędu skarbowego, który biuro już ma jako pełnomocnik klienta, a dziennik prowadzisz samodzielnie, zgodnie z RODO.
Pytanie o odliczenie VAT lub ulgę w PIT to pół godziny szukania interpretacji podatkowych, a procedury biura żyją w pamięci kolegów.
Klienci codziennie pytają w Outlooku, ile VAT i zaliczek na PIT zapłacić, do kiedy i gdzie jest ich faktura, a księgowy za każdym razem otwiera…
Klienci przesyłają faktury jako zdjęcia z telefonu, PDF-y od dostawców i przekazane maile, a księgowy wpisuje je ręcznie.
Wyciągi bankowe są pobierane jako XML lub CSV i dopasowywane do faktur ręcznie, linia po linii, a niejasne tytuły przelewów trzeba wyjaśniać z…
Tę usługę realizują specjaliści z ważnymi międzynarodowymi certyfikatami. Ich wiedzę potwierdzają niezależne organizacje, a nie my.
Systemy AI są wdrażane z ochroną przed wyciekiem danych i nadużyciem modeli.
Program bezpieczeństwa AI i jego zabezpieczenia są zarządzane według metodyki ISACA.
Ryzyka AI są identyfikowane i zarządzane tak jak każde inne ryzyko IT.
Odpowiadamy w ciągu 1 dnia roboczego
