System warsztatowy zawiera wszystko: ostatnie badanie techniczne, datę OC, sezon opon i przebieg, ale nikt nie ma czasu przypominać klientom. Co tydzień rozwiązanie przygotowuje osobiste przypomnienia SMS-em, e-mailem lub przez Messenger z proponowanym terminem i linkiem do rezerwacji, a doradca serwisowy zatwierdza listę przed wysyłką.
Zgodne z ISO 27001NIS2 DORA
Większość przychodów warsztatu samochodowego to prace powtarzalne: badanie techniczne, wymiana oleju według przebiegu, wymiana opon wiosną i jesienią oraz odnowienie ubezpieczenia, które klient często wiąże z warsztatem. Wszystkie te daty są już w bazie Twojego systemu warsztatowego: przebieg przy ostatniej wizycie, zapisana data badania technicznego, komplet opon w przechowalni. Ale przypomnienia wychodzą tylko wtedy, gdy doradca serwisowy ma wolną godzinę, a to zdarza się rzadko. Skutek jest taki, że w sezonie wymiany opon wszyscy dzwonią w tym samym tygodniu, przez resztę roku podnośniki stoją do połowy puste, a część klientów robi badanie techniczne tam, gdzie im o nim przypomniano.
Rozwiązanie składa się z Copilot Studio i Power Automate i działa w Twoim środowisku Microsoft 365. Co tydzień przepływ Power Automate pobiera z eksportu lub interfejsu systemu warsztatowego klientów, których termin się zbliża: badanie techniczne według daty ostatniego badania (tam, gdzie daty nie ma w bazie, sprawdzamy ważność po numerze rejestracyjnym w publicznej wyszukiwarce CEPiK), olej według przebiegu i średniej jazdy, opony według sezonu i tego, czy przechowujesz ich opony, a ubezpieczenie według zapisanej daty. Dla każdego klienta agent Copilot Studio tworzy osobiste przypomnienie w Twoim tonie, z konkretnym autem, dwoma lub trzema proponowanymi terminami z kalendarza Bookings i linkiem do rezerwacji. Doradca serwisowy dostaje tygodniową listę: co wysłać, do kogo i jakim kanałem, usuwa klientów, którzy już się umówili lub poprosili o brak kontaktu, i zatwierdza. Dopiero potem przypomnienia wychodzą SMS-em, e-mailem lub przez Messenger, jeśli klient tam rozmawia z warsztatem. Odpowiedź klienta, na przykład „czwartek pasuje”, trafia do asystenta rezerwacji lub doradcy serwisowego, który zapisuje wizytę, a w kartotece klienta w systemie warsztatowym pojawia się znacznik wysłanego przypomnienia. Łączymy się z systemami warsztatowymi, takimi jak Integra 7, przez API lub eksport, zależnie od wersji; metodę wybieramy po sprawdzeniu. Dane nie opuszczają Twojego środowiska, zgody marketingowe klientów są sprawdzane przed dodaniem do listy, a przepływy utrzymujemy razem z Twoją administracją Microsoft 365.
Cztery kroki od danych wejściowych do zapisu w systemie – z zatwierdzeniem przez człowieka wszędzie tam, gdzie jest ryzyko.
Co tydzień przepływ przegląda dane z systemu warsztatowego przez eksport lub interfejs i wybiera klientów, u których w ciągu najbliższych tygodni zbliża się badanie techniczne, wymiana oleju według przebiegu, sezon opon lub koniec ubezpieczenia. Brakującą datę badania potwierdzamy po numerze rejestracyjnym w publicznej wyszukiwarce CEPiK. Sprawdzana jest zgoda na otrzymywanie wiadomości.
Dla każdego klienta agent pisze krótkie przypomnienie w Twoim tonie: o jakie auto chodzi, co się zbliża, dlaczego nie warto czekać, oraz dwa lub trzy wolne terminy z kalendarza Bookings z linkiem do rezerwacji jednym kliknięciem. Kanał jest wybierany z kartoteki klienta: SMS, e-mail lub Messenger.
Doradca serwisowy widzi tabelę z klientami, kanałem i treścią, usuwa tych, którzy już się umówili lub poprosili o brak kontaktu, w razie potrzeby poprawia tekst i zatwierdza. Przypomnienia wychodzą z Twojego własnego nadawcy, a znacznik wysłanego przypomnienia zapisywany jest w kartotece klienta w systemie warsztatowym.
Odpowiedź klienta na Messengerze lub SMS-em trafia do asystenta rezerwacji albo doradcy serwisowego, a rezygnacja z kontaktu jest zapisywana w bazie systemu warsztatowego, by klient nie był już niepokojony. Śledzimy, ile przypomnień kończy się wizytą, i razem z Tobą dopracowujemy teksty oraz godziny wysyłki.
Cotygodniowy przepływ z eksportu lub interfejsu systemu warsztatowego z regułami terminów, sprawdzeniem badania technicznego w CEPiK po numerze rejestracyjnym, weryfikacją zgód i listą wykluczeń.
Teksty dla badania technicznego, oleju, opon i ubezpieczenia na SMS, e-mail i Messenger, które doradca serwisowy może edytować bez programisty.
Tygodniowa lista w Teams lub SharePoint, w której każde przypomnienie zatwierdza się lub anuluje jednym kliknięciem.
Kto dostał przypomnienie, kiedy i jakim kanałem, znaczniki w kartotekach systemu warsztatowego, ile przypomnień zamieniło się w rezerwacje oraz nasze wsparcie po wdrożeniu.
Copilot Studio + Power Automate na danych z systemu warsztatowego przez interfejs, API lub eksport, zależnie od wersji, ze sprawdzaniem badania technicznego w CEPiK i wysyłką SMS-em, e-mailem lub przez Messenger. Platformę dobieramy do zadania i do tego, gdzie mogą znajdować się Twoje dane. Więcej o tej usłudze i jej ograniczeniach znajdziesz na stronie usługi.
Przypomnienie serwisowe do dotychczasowego klienta jest zasadniczo uznawane za uzasadnione, ale przepływ i tak sprawdza zgody i rezygnacje zapisane w bazie Twojego systemu warsztatowego, a każda wiadomość zawiera możliwość rezygnacji. Podstawę prawną potwierdzasz ze swoim inspektorem ochrony danych.
Tak. Dane z systemów warsztatowych, takich jak Integra 7, czytamy przez API lub eksport, a w innych systemach przez API, eksport plików lub obieg e-maili, zależnie od wersji; metodę integracji wybieramy po sprawdzeniu. Proponowane terminy pochodzą z kalendarza Microsoft Bookings, a jeśli kalendarz prowadzisz w systemie warsztatowym, bierzemy terminy stamtąd albo wysyłamy sam link do rezerwacji.
Wtedy takie przypomnienia po prostu nie są generowane dla tego klienta, a doradca serwisowy widzi listę brakujących danych. Ważność badania technicznego można potwierdzić w publicznej wyszukiwarce CEPiK po numerze rejestracyjnym, przebieg zwykle uzupełnia się ze zleceń naprawy, a datę ubezpieczenia zapisuje się podczas wizyty, pytając klienta.
Klient przysyła zdjęcie z pytaniem „ile to będzie kosztować”, a mechanik przez pół godziny przegląda TecDoc i katalogi dostawców po VIN.
Notatki mechanika na skrawku papieru, domysły doradcy serwisowego i faktura wystawiana z pamięci wieczorem.
Klienci dzwonią w porze lunchu, piszą na Messengerze wieczorem i zostawiają wiadomości głosowe, gdy doradca serwisowy jest zajęty przy ladzie.
Formularz ubezpieczyciela, kosztorys Audatex, zgłoszenie gwarancyjne producenta, zdjęcia, faktury za części i VIN: każda sprawa to godzina…
Tę usługę realizują specjaliści z ważnymi międzynarodowymi certyfikatami. Ich wiedzę potwierdzają niezależne organizacje, a nie my.
Systemy AI są wdrażane z ochroną przed wyciekiem danych i nadużyciem modeli.
Program bezpieczeństwa AI i jego zabezpieczenia są zarządzane według metodyki ISACA.
Ryzyka AI są identyfikowane i zarządzane tak jak każde inne ryzyko IT.
Odpowiadamy w ciągu 1 dnia roboczego
