Faktura dostawcy, dokument dostawy, zamówienie w systemie Comarch ERP Optima i przyjęcie na magazyn rzadko się zgadzają, a różnice wychodzą dopiero po płatności. Rozwiązanie rozpoznaje dokumenty, zestawia pozycje z zamówieniem i faktycznie przyjętymi ilościami, oznacza rozbieżności i przygotowuje zapis zakupu w Comarch ERP Optima, wFirma lub Symfonia, który zatwierdza księgowa.
Zgodne z ISO 27001NIS2 DORA
Do sklepu codziennie przychodzą dziesiątki faktur dostawców: część w PDF e-mailem, część papierowo razem z dostawą. Magazynier przyjmuje towar i zapisuje ilości w dokumencie przyjęcia w systemie Comarch ERP Optima lub w arkuszu Excel, księgowa osobno wprowadza fakturę do Comarch ERP Optima, wFirma lub Symfonia, a zamówienie zakupu leży w module zamówień albo w e-mailu wysłanym do dostawcy. Różnicę w ilości, zmienioną cenę czy pozycję, której nikt nie zamawiał, zwykle zauważa się później, gdy faktura jest już zapłacona i negocjacje z dostawcą są trudne. Ręczne wprowadzanie podwaja też pracę, bo ktoś przepisuje tę samą fakturę dwa razy.
Wdrażamy rozpoznawanie dokumentów z obiegiem w Power Automate i importem do systemu Comarch ERP Optima. Faktury i dokumenty dostawy ze skrzynki lub skanera trafiają do obiegu, a rozpoznawanie wyciąga dostawcę, numer, pozycje, ilości, ceny i VAT. Każda pozycja jest następnie zestawiana w trzech kierunkach: z Twoim zamówieniem zakupu w systemie Comarch ERP Optima, z zapisem przyjęcia na magazyn oraz z umową lub cennikiem dostawcy. Zgodne dokumenty są przygotowywane jako zapis zakupu w systemie Comarch ERP Optima z właściwymi kartotekami towarów i kontami, a rozbieżności (ilość, cena, brakująca lub nadmiarowa pozycja) trafiają na listę z dokładną pozycją i różnicą. Księgowa widzi przygotowany zapis w systemie Comarch ERP Optima, sprawdza oznaczone miejsca i zatwierdza, a niezgodne faktury przed płatnością wracają do kierownika zakupów. Jeśli księgowość prowadzisz w wFirma lub Symfonia, zapis jest przygotowywany w formacie importu tego systemu. Dokumenty są przetwarzane w Twoim tenancie Microsoft 365 lub w chmurze MDP CLOUD na Litwie (UE), a ścieżka każdego dokumentu od wpływu do zapisu jest widoczna w dzienniku.
Cztery kroki od danych wejściowych do zapisu w systemie – z zatwierdzeniem przez człowieka wszędzie tam, gdzie jest ryzyko.
Obieg w Power Automate monitoruje skrzynkę z fakturami i folder skanera. Każdy dokument jest zapisywany w dzienniku z datą wpływu i źródłem, żeby nic nie zginęło w korespondencji, i powiązany z dostawcą z listy dostawców w systemie Comarch ERP Optima.
Rozpoznawanie wyciąga dostawcę, numer, pozycje, ilości, ceny i VAT. System zestawia każdą pozycję z zamówieniem zakupu w systemie Comarch ERP Optima, z ilościami faktycznie przyjętymi w dokumencie przyjęcia w systemie Comarch ERP Optima lub w arkuszu Excel magazynu oraz z ceną z umowy.
Zgodne faktury są przygotowywane jako zapis zakupu w systemie Comarch ERP Optima z kartotekami towarów, kontami i miejscami powstawania kosztów albo jako plik importu dla wFirma i Symfonia. Księgowa sprawdza zapis, w razie potrzeby poprawia i zatwierdza. Nic nie trafia do ksiąg bez zatwierdzenia.
Faktury z różnicami w ilości lub cenie trafiają na listę rozbieżności kierownika zakupów z dokładną pozycją i różnicą, a zapis w systemie Comarch ERP Optima czeka, aż dostawca wyśle korektę. Dbamy o dokładność rozpoznawania nowych formatów dostawców.
Obieg w Power Automate z rozpoznawaniem dostrojonym do formatów faktur i dokumentów dostawy Twoich dostawców, ze skrzynki i skanera, z dopasowaniem dostawcy do listy w systemie Comarch ERP Optima.
Automatyczne zestawienie pozycji z zamówieniem zakupu w systemie Comarch ERP Optima, przyjęciem na magazyn i ceną z umowy, w tolerancjach, które ustalasz.
Przygotowane zapisy zakupu w systemie Comarch ERP Optima, wFirma lub Symfonia z krokiem zatwierdzenia dla księgowej i listą rozbieżności dla zakupów; obsługujemy też hosting ERP.
Ścieżka każdego dokumentu od wpływu do zapisu w systemie Comarch ERP Optima na potrzeby audytu oraz nasze wsparcie, gdy pojawiają się nowi dostawcy lub formaty.
Rozpoznawanie dokumentów + Power Automate + import do systemu Comarch ERP Optima (albo wFirma, Symfonia) przez API lub pliki importu, zależnie od wersji. Dla klientów na hostingu ERP prowadzonym przez nas konfigurujemy integrację sami. Więcej o tej usłudze i jej ograniczeniach znajdziesz na stronie usługi.
Nie. Rozwiązanie przygotowuje i zestawia zapis, ale zatwierdza go księgowa w systemie Comarch ERP Optima, a płatności jak zwykle zlecają Twoi pracownicy. Automatyzujemy przygotowanie, a nie decyzję.
Comarch ERP Optima łączymy przez API lub pliki importu, zależnie od wersji, a dla klientów na hostingu ERP prowadzonym przez nas konfigurujemy go sami. wFirma i Symfonia zasilamy przez ich formaty importu. Metodę integracji wybieramy po sprawdzeniu Twojej księgowości i nie twierdzimy, że jesteśmy oficjalnym partnerem tych systemów.
Tak. Dane o przyjęciu możemy brać z dokumentu przyjęcia w systemie Comarch ERP Optima, z kasy lub z arkusza Excel o uzgodnionej strukturze. Podczas wdrożenia ustalamy, jak magazynier zapisuje ilości, żeby zestawienie działało niezawodnie, a papierowe dokumenty dostawy są fotografowane do wskazanego folderu.
Nowy dostawca przysyła tysiąc produktów z kodem, ceną i kilkoma zdjęciami, a ktoś musi ręcznie napisać opisy, kategorie i tłumaczenia w PrestaShop…
Opinie trafiają na stronę, do Google, Allegro i OLX, a powody zwrotów siedzą w polu tekstowym dokumentu zwrotu w systemie Comarch ERP Optima,…
Klienci pytają, czy towar jest w sklepie, kiedy dotrze zamówienie i jak zwrócić produkt, a obsługa sprawdza to samo w systemie Comarch ERP Optima,…
Nowy kasjer przy kasie Subiekt nie wie, czy zwrot bez paragonu jest dozwolony, jaka promocja obowiązuje dziś ani co zrobić z paczką niepodebraną z…
Tę usługę realizują specjaliści z ważnymi międzynarodowymi certyfikatami. Ich wiedzę potwierdzają niezależne organizacje, a nie my.
Systemy AI są wdrażane z ochroną przed wyciekiem danych i nadużyciem modeli.
Program bezpieczeństwa AI i jego zabezpieczenia są zarządzane według metodyki ISACA.
Ryzyka AI są identyfikowane i zarządzane tak jak każde inne ryzyko IT.
Odpowiadamy w ciągu 1 dnia roboczego
