Wybór procesu
Wspólnie wybieramy proces, który powtarza się najczęściej, ma jasne kryterium „zrobione” i dane w Twoich systemach. Ustalamy, co AI robi samodzielnie, a co dopiero po zatwierdzeniu przez człowieka.
AI dla firm usługowych
W firmie usługowej czas jest produktem, a duża jego część idzie na zapytania w Outlooku, oferty, uzupełnianie HubSpot lub Pipedrive po spotkaniach i ewidencję czasu w Clockify wypełnianą z pamięci w piątek. AI przygotowuje odpowiedzi, szkice i wpisy w CRM na podstawie Twoich szablonów i dokumentów, a konsultant zatwierdza. Wdrażamy to z zasadami dostępu i danymi w UE.
Zgodne z ISO 27001NIS2 DORA
- Szkice ofert i umów
Niefakturowane godziny: zapytania w Outlooku, oferty, CRM, Clockify
- Minuty pierwsza odpowiedź w Outlooku zamiast godzin
- Z szablonu oferty w Wordzie budowane z wpisu w HubSpot
- Po spotkaniu podsumowanie z Teams i kolejne kroki w karcie CRM
- Z linkiem wpis czasu w Clockify z kalendarza w minutę
W firmach doradczych, biurach rachunkowych, kancelariach, firmach IT i agencjach marketingowych dzień składa się z drobnych zadań, za które nikt nie płaci. Klient pisze na wspólną skrzynkę info w Outlooku i czeka, aż ktoś przekaże wiadomość właściwej osobie. Ofertę pisze się na podstawie poprzedniej w Wordzie, zmieniając nazwy i zapominając o jednym załączniku. Po rozmowie w Teams opiekun klienta obiecuje uzupełnić wpis w HubSpot lub Pipedrive i robi to po tygodniu, o ile w ogóle. Nowy pracownik pyta, gdzie jest procedura, a ta leży w mailu z 2023 roku. Ewidencja w Clockify lub Harvest jest wypełniana w piątek z pamięci, a faktura dla klienta wychodzi niższa niż faktycznie poświęcony czas.
AI przejmuje właśnie tę warstwę: asystent odpowiada na standardowe zapytania w Outlooku, a złożone przekazuje człowiekowi wraz z historią klienta z CRM, szkice ofert powstają w Wordzie z Twoich szablonów i wpisu w HubSpot lub Pipedrive, podsumowania spotkań w Teams trafiają same do karty klienta w CRM, baza wiedzy odpowiada z linkiem do procedury w SharePoint, a roboczy wpis czasu do Clockify powstaje z kalendarza i poczty. Wdrażamy to na Microsoft 365 Copilot, Claude lub ChatGPT i integrujemy z HubSpot, Pipedrive, Clockify oraz Comarch ERP Optima lub inFakt przez API, eksport plików lub obieg e-mail, zależnie od wersji. Zanim podłączymy AI, porządkujemy dostępy według klientów i ról, trzymamy dane w chmurze w UE, a dla kancelarii i firm z sektora finansowego oferujemy prywatne AI w chmurze GPU MDP CLOUD na Litwie (UE).
Co wdrażamy w firmach usługowych
5 rozwiązań, które w tej branży wdrażamy najczęściej. Każde zaczyna się od jednego procesu, ma krok zatwierdzenia przez człowieka i jest mierzone.
Asystent zapytań klientów z przekazaniem do człowieka
Asystent czyta zapytania ze wspólnej skrzynki w Outlooku i z formularza na stronie, rozpoznaje temat, odpowiada na standardowe pytania na podstawie opisów usług i FAQ, a złożone zapytania przekazuje odpowiedzialnej osobie wraz z podsumowaniem, historią klienta z HubSpot lub Pipedrive i propozycją odpowiedzi. Człowiek zawsze widzi, co asystent odpowiedział, i może się włączyć.
Czym to wdrażamy: agent Claude przez API + Outlook + integracja z HubSpot lub Pipedrive
Szkice ofert i umów
Opiekun klienta wybiera kartę klienta w HubSpot lub Pipedrive oraz pakiet usług, a Copilot w Wordzie przygotowuje szkic oferty lub umowy z Twoich szablonów, z poprawnymi danymi firmy, zakresem i warunkami. Prawnik lub kierownik sprawdza i zatwierdza, a zatwierdzona umowa jest wysyłana do klienta z Outlooka.
Czym to wdrażamy: Copilot w Wordzie i Outlooku + dane z HubSpot lub Pipedrive
Aktualizacja CRM po rozmowach i spotkaniach
Nagrania spotkań i rozmów w Teams są transkrybowane, z transkrypcji wyciągamy podsumowanie, ustalenia, kolejne kroki i terminy, a wynik trafia do karty klienta w HubSpot lub Pipedrive wraz z utworzonymi zadaniami. Opiekun klienta zatwierdza wpis zamiast pisać go z pamięci.
Czym to wdrażamy: Copilot Studio + Power Automate + integracja z HubSpot lub Pipedrive
Wewnętrzna baza wiedzy dla pracowników
Procedury w SharePoint, wewnętrzne zasady, opisy usług i materiały z wcześniejszych projektów w folderach projektowych łączymy w jednego asystenta, który odpowiada pracownikom w Teams z linkiem do dokumentu. Nowa osoba wdraża się w kilka dni, nie tygodni, a doświadczeni pracownicy przestają szukać, która wersja zasady z maili jest aktualna.
Czym to wdrażamy: ChatGPT Custom GPT lub Claude + dokumenty z SharePoint
Ewidencja czasu i faktury przychodzące
Z kalendarza Outlooka, poczty, Teams i systemu zadań AI przygotowuje roboczy dzienny wpis czasu według klienta i projektu. Pracownik zatwierdza go w minutę, a wpisy trafiają do Clockify lub Harvest. Zatwierdzone godziny stają się podstawą faktur, a przychodzące faktury od dostawców są rozpoznawane, przypisywane do projektów i przygotowywane do importu do Comarch ERP Optima lub inFakt.
Czym to wdrażamy: Power Automate + Microsoft Graph + integracja z Clockify lub Harvest + import do Comarch ERP Optima lub inFakt
Jak wdrażamy
Od pierwszej rozmowy do działającego rozwiązania – z pomiarem wyników i stałą opieką.
Dostępy i dane
Porządkujemy dostępy do plików i systemów, nadajemy AI osobną tożsamość z minimalnymi potrzebnymi uprawnieniami, włączamy dziennik działań i wybieramy, gdzie działa model: w Twoim Microsoft 365, w Amazon Bedrock w regionie UE albo w naszej chmurze GPU na Litwie (UE).
Budowa i testy
Budujemy rozwiązanie na Copilot, Claude lub ChatGPT, zależnie od zadania, łączymy je z Twoimi systemami i testujemy na historycznych dokumentach i zapytaniach, aż dokładność osiągnie uzgodniony próg.
Uruchomienie i opieka
Uruchamiamy pod nadzorem człowieka, przeglądamy dzienniki i wyjątki, poprawiamy reguły. Gdy pierwszy proces działa stabilnie, przechodzimy do następnego z listy.
Twoje procesy są inne?
Te rozwiązania to punkt wyjścia do rozmowy, a nie zamknięta lista. Opowiedz nam, które procesy się u Ciebie powtarzają, a w trakcie jednej rozmowy powiemy, co warto powierzyć AI, a czego nie.
Najczęściej zadawane pytania
Czy klienci zauważą, że odpowiada AI, i czy zaszkodzi to relacji?
Zalecamy powiedzieć to wprost: asystent przedstawia się jako asystent w stopce Outlooka i odpowiada tylko na standardowe pytania, a wszystko, co dotyczy konkretnej sprawy klienta, trafia do człowieka z historią z HubSpot lub Pipedrive. Z naszego doświadczenia klienci bardziej cenią odpowiedź w kilka minut niż czekanie do jutra.
Czy to działa z HubSpot, Pipedrive i Clockify?
Tak. HubSpot, Pipedrive oraz Clockify i Harvest mają publiczne API i najczęściej łączymy się właśnie tak. Gdy API jest ograniczone, używamy eksportu plików lub obiegu e-mail, zależnie od Twojego planu. Z Microsoft CRM łączymy się bezpośrednio w Twoim tenancie Microsoft 365. Sposób integracji wybieramy po sprawdzeniu na początku projektu. Nie mamy oficjalnych partnerstw z tymi dostawcami.
Nie mamy CRM, tylko Excela i pocztę. Czy to ma sens?
Ma, ale zaczynamy od fundamentu: najczęściej wdrażamy HubSpot lub Pipedrive albo porządkujemy tenant Microsoft 365, żeby było gdzie zapisywać wyniki. Pierwszym krokiem z AI jest wtedy asystent zapytań w Outlooku lub baza wiedzy w SharePoint, które potrzebują tylko poczty i dokumentów.
Powiązane usługi
AI dla handlu detalicznego
Dostawca przysyła tysiąc produktów bez opisów dla PrestaShop lub WooCommerce, klienci pytają o stany w systemie Subiekt i o paczki InPost, a…
AI dla handlu hurtowego
Zamówienia przychodzą e-mailem, w arkuszach Excel, w PDF i przez EDI od sieci handlowych, klienci dzwonią w sprawie stanów i cen umownych, a co…
Integracje AI
AI jest przydatne, gdy działa wewnątrz Twoich systemów, a nie w osobnym oknie obok nich.
AI dla kancelarii prawnych
Umowy czyta się ręcznie w Wordzie, materiały do sprawy szuka się w Kleos i folderach SharePoint, a godziny wpisuje się z pamięci wieczorem.
Wiedza potwierdzona certyfikatami
Tę usługę realizują specjaliści z ważnymi międzynarodowymi certyfikatami. Ich wiedzę potwierdzają niezależne organizacje, a nie my.
-
Artificial Intelligence Security Professional
Systemy AI są wdrażane z ochroną przed wyciekiem danych i nadużyciem modeli.
-
ISACA Advanced in AI Security Management
Program bezpieczeństwa AI i jego zabezpieczenia są zarządzane według metodyki ISACA.
-
ISACA Advanced in AI Risk
Ryzyka AI są identyfikowane i zarządzane tak jak każde inne ryzyko IT.
Omówmy AI dla Twojej firmy usługowej
Napisz, które procesy powtarzają się u Ciebie najczęściej. W ciągu 1 dnia roboczego odpowiemy, od czego warto zacząć i ile to potrwa.
Odpowiadamy w ciągu 1 dnia roboczego