Klienci codziennie pytają w Outlooku, ile VAT i zaliczek na PIT zapłacić, do kiedy i gdzie jest ich faktura, a księgowy za każdym razem otwiera Comarch ERP Optima i przepisuje kwoty. Asystent przygotowuje projekt odpowiedzi na podstawie danych z Comarch ERP Optima lub Symfonia i terminów składania deklaracji, a także miesięczne podsumowanie. Wysyła księgowy.
Zgodne z ISO 27001NIS2 DORA
Większość maili od klientów w biurze rachunkowym się powtarza. „Ile VAT zapłacę w tym miesiącu i do kiedy?”, „Jaka jest kwota zaliczek na PIT i składek ZUS za pracowników?”, „Prześlijcie mi fakturę za kwiecień”, „Czy deklaracja została już złożona?”. Księgowy otwiera dane klienta w Comarch ERP Optima lub Symfonia, sprawdza deklarację VAT i rozliczenia z ZUS w portalach urzędu skarbowego i ZUS, przepisuje kwoty do maila i dopisuje termin z pamięci. Przy dziesięciu klientach to do ogarnięcia, przy stu – kilka godzin dziennie, a pod presją czasu zdarza się wpisać złą kwotę albo odpowiedzieć niewłaściwemu klientowi. Na koniec miesiąca każdy klient potrzebuje jeszcze podsumowania, co zapłacić i czego brakuje, i często nigdy nie zostaje ono napisane.
Asystent przygotowuje projekt, a księgowy go wysyła. Czyta skrzynkę Outlook księgowego, rozpoznaje powtarzające się zapytania klientów i zanim księgowy otworzy maila, przygotowuje odpowiedź na podstawie danych tego klienta w Comarch ERP Optima lub Symfonia: VAT do zapłaty według zatwierdzonej deklaracji, zaliczki na PIT i składki ZUS z listy płac, kopię faktury za usługi biura, a terminy bierze z kalendarza składania deklaracji VAT i rozliczeń z ZUS, a nie z pamięci. Jeśli klient pyta o coś, czego nie ma w danych, na przykład czy warto zarejestrować się jako podatnik VAT, asystent nie pisze projektu i oznacza maila dla księgowego. W dniu zamknięcia przygotowuje dla każdego klienta maila z podsumowaniem: kwoty do zapłaty i terminy, złożone deklaracje, brakujące dokumenty. Księgowy widzi wszystkie projekty w Outlooku jako niewysłane, sprawdza kwoty, poprawia i wysyła; bez niego nic nie trafia do klienta. Wdrażamy z Claude przez Amazon Bedrock w regionie UE: dane księgowe klientów są przetwarzane w UE, nie służą do trenowania modeli, a każdy projekt i każda decyzja księgowego są zapisywane w dzienniku zgodnie z RODO. Łączymy się z Comarch ERP Optima i Symfonią przez API lub eksport, ale nie z portalami urzędu skarbowego ani ZUS: terminy pochodzą z publicznego kalendarza, a deklaracje i rozliczenia składa księgowy.
Cztery kroki od danych wejściowych do zapisu w systemie – z zatwierdzeniem przez człowieka wszędzie tam, gdzie jest ryzyko.
Asystent czyta skrzynkę Outlook księgowego, rozpoznaje powtarzające się zapytania (kwoty, terminy, faktura, status deklaracji) i identyfikuje klienta po nadawcy na podstawie listy klientów biura. Maile z innymi pytaniami zostają dla księgowego bez projektu, tylko z oznaczeniem.
Z danych klienta w Comarch ERP Optima lub Symfonia asystent bierze VAT do zapłaty według zatwierdzonej deklaracji, zaliczki na PIT i składki ZUS z listy płac oraz status faktury, a terminy pochodzą z kalendarza składania deklaracji VAT i rozliczeń z ZUS. Jeśli deklaracja nie jest jeszcze zatwierdzona, nie wpisuje kwoty i oznacza, że mail czeka na księgowego.
Odpowiedź pojawia się w Outlooku jako niewysłany projekt zgodny z szablonem biura: kwoty, dane do płatności, terminy, dołączona faktura. Księgowy sprawdza kwoty, poprawia i wysyła. W dniu zamknięcia maile z podsumowaniem dla wszystkich klientów powstają w ten sam sposób.
Jeśli klient prosi o poradę, dane w Comarch ERP Optima i w deklaracji się nie zgadzają albo klient nie jest przypisany, asystent nie pisze projektu i oznacza maila dla księgowego. Co miesiąc sprawdzamy, ile projektów wysłano bez poprawek, i razem z głównym księgowym dostrajamy szablony.
Odpowiedzi i miesięczne podsumowania pojawiają się w Twoim tenancie Microsoft 365 jako niewysłane maile zgodne z szablonami biura, które zatwierdza główny księgowy.
Kwoty do zapłaty, listy płac i statusy faktur są pobierane przez API lub eksport, wyłącznie z danych klienta, do których księgowy ma dostęp.
Terminy deklaracji i płatności są prowadzone w jednym kalendarzu, z którego asystent korzysta przy odpowiedziach i podsumowaniach, a księgowy używa go jako przypomnienia.
Każdy projekt, poprawka i wysłany mail są zapisywane w dzienniku z godziną i użytkownikiem. Szkolenie księgowych i wsparcie podczas pierwszego cyklu zamknięcia wchodzą w skład wdrożenia.
Claude przez Bedrock w regionie UE + dane z Comarch ERP Optima / Symfonia + Outlook. Platformę dobieramy do zadania i do tego, gdzie mogą znajdować się Twoje dane. Więcej o tej usłudze i jej ograniczeniach znajdziesz na stronie usługi.
Nie. Wszystkie odpowiedzi i miesięczne podsumowania zostają w Outlooku jako niewysłane projekty, dopóki księgowy nie sprawdzi kwot i nie kliknie „wyślij”. Jeśli biuro zdecyduje później, że proste odpowiedzi, takie jak kopia faktury, mogą wychodzić automatycznie, będzie to osobna decyzja i osobna reguła w dzienniku.
Kwoty pochodzą z danych klienta w Comarch ERP Optima lub Symfonia: VAT według zatwierdzonej deklaracji, zaliczki na PIT i składki ZUS z listy płac. Terminy pochodzą z kalendarza składania deklaracji, który prowadzimy razem z Tobą. Asystent nie łączy się z systemami urzędu skarbowego ani ZUS i niczego nie składa; robi to księgowy.
Księgowy wysyła maila z własnego Outlooka według szablonu biura, więc dla klienta jest to zwykły mail od biura, za który odpowiada księgowy. Dane klientów przetwarza Claude przez Amazon Bedrock w regionie UE, bez trenowania na Twoich danych, a to, jak poinformować klientów o użyciu AI zgodnie z RODO, uzgadniamy podczas wdrożenia.
Klienci przesyłają faktury jako zdjęcia z telefonu, PDF-y od dostawców i przekazane maile, a księgowy wpisuje je ręcznie.
Wyciągi bankowe są pobierane jako XML lub CSV i dopasowywane do faktur ręcznie, linia po linii, a niejasne tytuły przelewów trzeba wyjaśniać z…
Po 10. dniu miesiąca księgowi piszą do klientów o brakujących fakturach, wyciągach bankowych i rozliczeniach wydatków.
Pytanie o odliczenie VAT lub ulgę w PIT to pół godziny szukania interpretacji podatkowych, a procedury biura żyją w pamięci kolegów.
Tę usługę realizują specjaliści z ważnymi międzynarodowymi certyfikatami. Ich wiedzę potwierdzają niezależne organizacje, a nie my.
Systemy AI są wdrażane z ochroną przed wyciekiem danych i nadużyciem modeli.
Program bezpieczeństwa AI i jego zabezpieczenia są zarządzane według metodyki ISACA.
Ryzyka AI są identyfikowane i zarządzane tak jak każde inne ryzyko IT.
Odpowiadamy w ciągu 1 dnia roboczego
