Wszystko trafia na wspólną skrzynkę info w Outlooku i do formularza na stronie: pytania o ceny, prośby o dokumenty, reklamacje i poważne zapytania. Agent rozpoznaje temat, odpowiada na standardowe pytania na podstawie Twoich opisów, a złożone przekazuje człowiekowi z podsumowaniem, historią klienta z HubSpot lub Pipedrive i propozycją odpowiedzi.
Zgodne z ISO 27001NIS2 DORA
W firmie usługowej wspólna skrzynka w Outlooku i formularz na stronie to pierwszy kontakt z klientem, ale zagląda do nich ten, kto akurat ma czas. Część wiadomości pyta o to samo: godziny pracy, ile trwa usługa, jakie dokumenty są potrzebne, czy obsługujecie firmy z innego miasta. Reszta wymaga konsultanta: złożona sytuacja, prośba o ofertę, reklamacja. Gdy wszystko wpada do jednej skrzynki, standardowe pytania czekają obok poważnych, odpowiedzi zależą od tego, kto pisze, a przed odpowiedzią pracownik i tak idzie do HubSpot lub Pipedrive sprawdzić, kim jest klient i co mu obiecano.
Agent czyta każdą nową wiadomość na wspólnej skrzynce w Outlooku i każde zgłoszenie z formularza, rozpoznaje temat i pilność oraz sprawdza po adresie nadawcy lub firmie, czy klient jest już w HubSpot lub Pipedrive. Na standardowe pytania odpowiada na podstawie Twoich opisów usług, FAQ i wewnętrznych zasad, w Twoim tonie i z Twoich szablonów. Odpowiedź wychodzi ze wspólnej skrzynki z adnotacją, że odpowiedział asystent, i jest zapisywana w karcie klienta w CRM jako aktywność. Agent nie odpowiada na złożone zapytania. Przypisuje je odpowiedzialnemu pracownikowi według tematu lub właściciela rekordu w CRM i przekazuje w Outlooku lub Teams z podsumowaniem, historią klienta z CRM i propozycją odpowiedzi, którą pracownik poprawia lub pisze od nowa. Dla nowego potencjalnego klienta agent tworzy w HubSpot lub Pipedrive kontakt ze statusem „nowy”, który potwierdza opiekun klienta. Reklamacje, prośby o rozwiązanie umowy i wiadomości, w których agent nie jest pewien tematu, zawsze trafiają do człowieka. Agenta Claude wdrażamy przez Anthropic API lub Amazon Bedrock w regionie UE, pocztę i formularz podłączamy przez Twój tenant Microsoft 365, a z HubSpot lub Pipedrive integrujemy się przez API, eksport plików lub obieg e-mail, zależnie od planu. Twoje wiadomości nie służą do trenowania modelu.
Cztery kroki od danych wejściowych do zapisu w systemie – z zatwierdzeniem przez człowieka wszędzie tam, gdzie jest ryzyko.
Agent monitoruje wspólną skrzynkę w Outlooku i zgłoszenia z formularza na stronie. Dla każdego zapytania określa temat i pilność oraz sprawdza po adresie lub firmie, czy klient jest już w HubSpot lub Pipedrive. Odfiltrowuje spam i reklamy, żeby pracownicy ich nie widzieli.
Jeśli pytanie jest standardowe, a odpowiedź jest w Twoich opisach, agent odpowiada według Twojego szablonu i tonu oraz zapisuje odpowiedź w karcie klienta w CRM jako aktywność. Jeśli nie, przypisuje zapytanie odpowiedzialnemu pracownikowi według tematu lub właściciela rekordu i przygotowuje podsumowanie, historię klienta z CRM oraz propozycję odpowiedzi.
W Outlooku lub Teams pracownik otrzymuje zapytanie z podsumowaniem, historią z CRM i szkicem, poprawia go lub pisze od nowa i wysyła. Oferty, zobowiązania umowne i odpowiedzi na reklamacje zawsze pochodzą wyłącznie od człowieka. Opiekun klienta potwierdza nowy kontakt w HubSpot lub Pipedrive albo łączy go z istniejącym.
Gdy agent nie jest pewien tematu albo odpowiedź byłaby zgadywaniem, zapytanie trafia do pracownika bez automatycznej odpowiedzi. Lista zapytań bez odpowiedzi w CRM przypomina o nich kierownikowi, a co miesiąc sprawdzamy, na co agent nie umiał odpowiedzieć, i proponujemy uzupełnienia opisów.
Podłączenie wspólnej skrzynki w Outlooku i formularza na stronie w Twoim tenancie Microsoft 365, bez kopiowania wiadomości do systemów zewnętrznych.
Opisy usług, FAQ i szablony uporządkowane w jedno źródło, z którego agent odpowiada w stylu Twojej firmy, oraz integracja z HubSpot lub Pipedrive dla historii klienta.
Uzgodnione reguły: które tematy są obsługiwane automatycznie, które i komu przekazywane oraz z jakim podsumowaniem, ze szkicem dla pracownika w Outlooku lub Teams i wpisem aktywności w karcie CRM.
Dziennik wszystkich zapytań, odpowiedzi i przekazań z czasami reakcji, lista nowych kontaktów w CRM i miesięczny raport o najczęstszych pytaniach.
Agent Claude przez API + Outlook i formularz na stronie + integracja z HubSpot lub Pipedrive przez API lub eksport. Sposób integracji wybieramy po sprawdzeniu Twojego planu CRM. Więcej o tej usłudze i jej ograniczeniach znajdziesz na stronie usługi.
Zalecamy zaznaczyć to w stopce odpowiedzi w Outlooku i zwykle tak robimy. Klienci cenią szybką, trafną odpowiedź, a jeśli chcą porozmawiać z człowiekiem, agent to rozpoznaje i przekazuje zapytanie dalej. Ton i sformułowania wynikają z Twoich szablonów, więc odpowiedzi brzmią jak Twoja firma.
Tak. Oba mają publiczne API, przez które agent czyta historię klienta i zapisuje aktywność lub nowy kontakt. Gdy Twój plan ogranicza API, używamy eksportu plików lub obiegu e-mail. Z Dynamics 365 Sales łączymy się bezpośrednio w Twoim tenancie Microsoft 365. Sposób integracji wybieramy po sprawdzeniu na początku projektu.
Na reklamacje, prośby o rozwiązanie umowy, oferty z ceną, zobowiązania umowne i każdą wiadomość, której tematu nie jest pewien. Listę uzgadniamy na początku projektu i możesz ją samodzielnie zmieniać. Takie zapytania trafiają do pracownika z podsumowaniem, historią z CRM i szkicem, ale bez automatycznej odpowiedzi.
Pracownicy wypełniają Clockify lub Harvest w piątek z pamięci, więc część godzin klientów nigdy nie jest zafakturowana.
Ofertę lub umowę przygotowuje się, kopiując ostatni dokument Word i zmieniając dane, a błąd w nazwie lub kwocie wychodzi dopiero u klienta.
Po spotkaniu z klientem opiekun klienta powinien zapisać ustalenia w HubSpot lub Pipedrive, ale zwykle robi to wieczorem z pamięci albo wcale.
Procedury leżą w SharePoint, zasady w Bitrix24 lub w mailach, a materiały z wcześniejszych projektów w Jira i w głowach kolegów, więc pracownicy…
Tę usługę realizują specjaliści z ważnymi międzynarodowymi certyfikatami. Ich wiedzę potwierdzają niezależne organizacje, a nie my.
Systemy AI są wdrażane z ochroną przed wyciekiem danych i nadużyciem modeli.
Program bezpieczeństwa AI i jego zabezpieczenia są zarządzane według metodyki ISACA.
Ryzyka AI są identyfikowane i zarządzane tak jak każde inne ryzyko IT.
Odpowiadamy w ciągu 1 dnia roboczego
