Pracownicy wypełniają Clockify lub Harvest w piątek z pamięci, więc część godzin klientów nigdy nie jest zafakturowana. AI przygotowuje dzienny wpis czasu z kalendarza Outlooka, poczty i zadań w Jira, pracownik zatwierdza go w minutę, a wpisy trafiają do Clockify, natomiast faktury dostawców są dopasowywane do projektów i przygotowywane do Comarch ERP Optima lub inFakt.
Zgodne z ISO 27001NIS2 DORA
W firmie usługowej faktura dla klienta opiera się na ewidencji czasu w Clockify lub Harvest, a ewidencja czasu na pamięci pracownika. Konsultant obsługuje w ciągu dnia kilku klientów, odpowiada na maile w Outlooku, uczestniczy w spotkaniach w Teams i zamyka zadania w Jira lub Asana, ale wypełnia ewidencję pod koniec tygodnia, gdy połowa drobnych zadań jest już zapomniana. Część godzin ląduje w „pracach ogólnych”, a faktura dla klienta wychodzi niższa niż faktycznie poświęcony czas. Tymczasem księgowość dostaje faktury dostawców, które trzeba przypisać do projektów i wprowadzić do Comarch ERP Optima lub inFakt, żeby widzieć rentowność projektów, i to też robi się ręcznie, dopytując, dla kogo jest faktura.
Pod koniec każdego dnia rozwiązanie przez Microsoft Graph przegląda kalendarz pracownika w Outlooku, wysłane maile i spotkania w Teams, pobiera z Jira lub Asana zadania zamknięte lub skomentowane tego dnia i przygotowuje roboczy dzienny wpis czasu: który klient i projekt, ile czasu, krótki opis. Pracownik dostaje szkic w Teams, poprawia czas lub przypisanie i zatwierdza w minutę. Zatwierdzone wpisy trafiają przez API do Clockify lub Harvest pod właściwy projekt, kumulują się w tabeli projektowej i na koniec miesiąca stają się podstawą faktur dla klientów, które przegląda kierownik projektu, a wystawia księgowa. Równolegle faktury dostawców otrzymane w Outlooku są rozpoznawane, przypisywane do projektu i kategorii kosztów według dostawcy, numeru projektu lub zamówienia i przygotowywane do importu do Comarch ERP Optima, inFakt lub Symfonii, gdzie księgowa zatwierdza paczkę. Budujemy to na przepływach Power Automate w Twoim tenancie Microsoft 365, dane pobieramy przez Microsoft Graph z minimalnymi uprawnieniami, faktury rozpoznajemy za pomocą AI Builder lub Azure AI Document Intelligence w regionie UE, a z Clockify, Harvest, Jira i systemem księgowym integrujemy się przez API, eksport plików lub obieg e-mail, zależnie od planu. Kalendarz i maile pracownika są używane wyłącznie do szkicu, nie są przechowywane ani nigdzie kopiowane.
Cztery kroki od danych wejściowych do zapisu w systemie – z zatwierdzeniem przez człowieka wszędzie tam, gdzie jest ryzyko.
Pod koniec dnia przepływ Power Automate przez Microsoft Graph pobiera wpisy z kalendarza pracownika w Outlooku, tematy i adresatów wysłanych maili oraz spotkania w Teams, a z Jira lub Asana zadania zamknięte lub skomentowane tego dnia. Treść służy wyłącznie do przypisania klienta i projektu, nie do przechowywania.
AI grupuje aktywność według klienta i projektu z listy projektów w Clockify lub Harvest, szacuje czas na podstawie kalendarza i godzin wysłania maili oraz pisze krótki opis. Aktywność, której nie umie przypisać, oznacza pytaniem do pracownika, zamiast wrzucać ją do prac ogólnych.
Pracownik poprawia i zatwierdza szkic w Teams, a wpisy pojawiają się w Clockify lub Harvest przez API. Na koniec miesiąca kierownik projektu przegląda godziny klienta, a księgowa wystawia fakturę. Faktury dostawców trafiają do Comarch ERP Optima, inFakt lub Symfonii dopiero po zatwierdzeniu paczki przez księgową.
Aktywność bez jasnego klienta i faktury od nowych dostawców trafiają na osobną listę, gdzie człowiek przypisuje je ręcznie, a rozwiązanie zapamiętuje to przypisanie. Śledzimy, jak bardzo pracownicy zmieniają szkic w Clockify, i dostrajamy reguły przypisywania, żeby zatwierdzenie nadal zajmowało minutę.
Dostęp do kalendarza Outlooka, metadanych poczty, Teams oraz zadań w Jira lub Asana tylko w zakresie potrzebnym do szkicu, z uzgodnioną listą uprawnień i dziennikiem.
Codzienna wiadomość do pracownika w Teams z wpisami dnia według projektów w Clockify lub Harvest, z zatwierdzaniem i poprawianiem w jednym miejscu.
Zestawienie według projektów zatwierdzonych godzin z Clockify i otrzymanych faktur, w SharePoint lub Power BI, z którego kierownik projektu widzi rentowność, a księgowa wystawia faktury.
Rozpoznawanie faktur dostawców otrzymanych w Outlooku, przypisanie do projektów i kategorii kosztów, zatwierdzanie paczki i import do Comarch ERP Optima, inFakt lub Symfonii.
Power Automate + Microsoft Graph + zadania w Jira lub Asana + integracja z Clockify lub Harvest + import do Comarch ERP Optima, inFakt lub Symfonii. Sposób integracji dla każdego systemu wybieramy po sprawdzeniu Twoich planów. Więcej o tej usłudze i jej ograniczeniach znajdziesz na stronie usługi.
Nie. Wykorzystuje wpisy z kalendarza Outlooka, tematy i adresatów maili, spotkania w Teams oraz zadania w Jira wyłącznie do podpowiedzi, któremu klientowi przypisać czas. Treść maili nie jest przechowywana, ekrany nie są monitorowane, a szkic widzi tylko pracownik, dopóki go nie zatwierdzi. Listę uprawnień uzgadniamy i dokumentujemy przed uruchomieniem.
Tak. Clockify i Harvest mają publiczne API, przez które zatwierdzone wpisy trafiają pod właściwy projekt. Zadania z Jira i Asana czytamy przez ich API lub eksport. Do Comarch ERP Optima importujemy przez plik importu lub API, a do inFakt i Symfonii przez ich formaty importu. Sposób integracji wybieramy po sprawdzeniu na początku projektu, a jeśli Twój ERP działa w naszym hostingu ERP, integracja jest prostsza.
Nie. Faktury są rozpoznawane i przypisywane do projektów, ale do Comarch ERP Optima, inFakt lub Symfonii importowana jest tylko paczka zatwierdzona przez księgową. Księgowa widzi każdy dokument z jego przypisaniem i może je poprawić, a poprawki są zapisywane w dzienniku.
Ofertę lub umowę przygotowuje się, kopiując ostatni dokument Word i zmieniając dane, a błąd w nazwie lub kwocie wychodzi dopiero u klienta.
Po spotkaniu z klientem opiekun klienta powinien zapisać ustalenia w HubSpot lub Pipedrive, ale zwykle robi to wieczorem z pamięci albo wcale.
Procedury leżą w SharePoint, zasady w Bitrix24 lub w mailach, a materiały z wcześniejszych projektów w Jira i w głowach kolegów, więc pracownicy…
Wszystko trafia na wspólną skrzynkę info w Outlooku i do formularza na stronie: pytania o ceny, prośby o dokumenty, reklamacje i poważne zapytania.
Tę usługę realizują specjaliści z ważnymi międzynarodowymi certyfikatami. Ich wiedzę potwierdzają niezależne organizacje, a nie my.
Systemy AI są wdrażane z ochroną przed wyciekiem danych i nadużyciem modeli.
Program bezpieczeństwa AI i jego zabezpieczenia są zarządzane według metodyki ISACA.
Ryzyka AI są identyfikowane i zarządzane tak jak każde inne ryzyko IT.
Odpowiadamy w ciągu 1 dnia roboczego
