Klienci przesyłają faktury jako zdjęcia z telefonu, PDF-y od dostawców i przekazane maile, a księgowy wpisuje je ręcznie. AI odczytuje dane, przypisuje konto kosztowe i stawkę VAT, sprawdza fakturę w danych KSeF i JPK oraz przygotowuje niezatwierdzony zapis w Comarch ERP Optima, Symfonia lub inFakt. Księgowy zatwierdza.
Zgodne z ISO 27001NIS2 DORA
W biurze rachunkowym z kilkudziesięcioma klientami faktury zakupu docierają na wszystkie możliwe sposoby: office manager klienta przekazuje maila od dostawcy z PDF-em, prezes wysyła zdjęcie paragonu z telefonu, a część faktur trafia na wspólną skrzynkę biura w Outlooku bez informacji, do którego klienta należą. Księgowy otwiera Comarch ERP Optima, jeśli klient jest tam prowadzony, albo Symfonię lub inFakt, jeśli nie, i wpisuje dostawcę, numer, datę oraz kwotę netto i brutto, a potem wybiera stawkę i konto kosztowe z planu kont klienta. Następnie sprawdza w danych KSeF i JPK, czy dostawca wykazał fakturę, a jeśli nie, pisze do klienta. Przy jednej fakturze to minuty, przy stu klientach w miesiącu – tygodnie pracy, a pod presją czasu wkradają się błędy: zła stawka VAT, paliwo zaksięgowane jako reprezentacja, ta sama faktura wprowadzona dwa razy.
Rozwiązanie przejmuje wpisywanie, a decyzję zostawia księgowemu. Faktury są zbierane z maili klientów w Outlooku, ze skrzynki biura i z folderu klienta w SharePoint; zdjęcia i skany PDF są zamieniane na tekst. Model wyciąga dostawcę, NIP i REGON, numer faktury, daty, kwoty i stawkę VAT, przypisuje konto kosztowe na podstawie dostawcy, opisu pozycji i wcześniejszych zapisów tego klienta, zaznacza, czy VAT podlega odliczeniu, i sprawdza, czy faktura nie została już wprowadzona. Każda faktura jest sprawdzana w danych KSeF i JPK: jeśli dostawca jej nie wykazał albo kwoty się nie zgadzają, jest to oznaczone. Wynik pojawia się w Comarch ERP Optima, Symfonia lub inFakt jako niezatwierdzony zapis z dołączonym oryginałem, a księgowy zatwierdza go, poprawia konto lub stawkę albo odrzuca. Wdrażamy prywatne AI w chmurze GPU MDP CLOUD na Litwie (UE): faktury klientów nie opuszczają naszego centrum danych, modele nie uczą się na Twoich danych, a każde rozpoznanie i każda decyzja księgowego są zapisywane w dzienniku zgodnie z RODO. Z Comarch ERP Optima łączymy się przez API lub plik importu, z Symfonią przez import, a z inFakt przez API, zależnie od wersji.
Cztery kroki od danych wejściowych do zapisu w systemie – z zatwierdzeniem przez człowieka wszędzie tam, gdzie jest ryzyko.
Rozwiązanie obserwuje skrzynki Outlook biura i księgowych oraz foldery klientów w SharePoint. Po nadawcy, domenie i liście klientów ustala, do którego klienta należy faktura, a niejasne odkłada jako pytanie do księgowego. Zdjęcia i skany PDF są zamieniane na tekst, a wielostronicowe faktury łączone.
Model wyciąga dostawcę, NIP i REGON, numer faktury, daty i kwoty, przypisuje konto kosztowe z planu kont danego klienta w Comarch ERP Optima lub inFakt na podstawie dostawcy i opisu pozycji oraz zaznacza, czy VAT podlega odliczeniu. Uczy się powtarzalnych dostawców na wcześniejszych zatwierdzeniach księgowego oraz oznacza duplikaty i nietypowe kwoty.
Faktura jest sprawdzana w danych KSeF i JPK: czy dostawca ją wykazał oraz czy kwota i data się zgadzają. Następnie w Comarch ERP Optima, Symfonia lub inFakt powstaje niezatwierdzony zapis z dołączonym oryginałem i wynikiem kontroli. Księgowy zatwierdza, poprawia lub odrzuca, i dopiero wtedy faktura staje się zapisem księgowym.
Jeśli nie wiadomo, do którego klienta należy faktura, brakuje NIP albo dane w KSeF i JPK się nie zgadzają, zapis nie powstaje, a księgowy dostaje w Teams pytanie z obrazem faktury. Co miesiąc sprawdzamy, ile zapisów księgowi poprawili, i razem z głównym księgowym dostrajamy reguły klasyfikacji dla każdego klienta.
Niezatwierdzone zapisy zakupu powstają w Comarch ERP Optima przez API lub plik importu, w Symfonii przez import, a w inFakt przez API – we wszystkich systemach, w których prowadzisz swoich klientów, jednocześnie.
Każda rozpoznana faktura jest automatycznie porównywana z danymi KSeF i JPK, a niezgodności i niewykazane faktury są oznaczane przy zapisie.
Model rozpoznawania działa w chmurze GPU MDP CLOUD na Litwie (UE), faktury klientów nie są przekazywane zewnętrznemu dostawcy, a modele nie uczą się na Twoich danych.
Każde rozpoznanie, kontrola i decyzja księgowego są zapisywane w dzienniku z godziną i użytkownikiem. Szkolenie księgowych i dostrajanie reguł w pierwszym miesiącu wchodzą w skład wdrożenia.
Prywatne AI w chmurze GPU MDP CLOUD + Comarch ERP Optima, Symfonia, inFakt. Platformę dobieramy do zadania i do tego, gdzie mogą znajdować się Twoje dane. Więcej o tej usłudze i jej ograniczeniach znajdziesz na stronie usługi.
Nie. Comarch ERP Optima, Symfonia lub inFakt dostaje wyłącznie niezatwierdzony zapis z dołączonym oryginałem i wynikiem kontroli w KSeF i JPK. Księgowy zatwierdza go, poprawia konto lub stawkę VAT albo odrzuca. Do deklaracji VAT i raportowania podatkowego trafia tylko to, co zatwierdził człowiek, a deklarację księgowy składa przez e-Urząd Skarbowy.
Z dostawcy, opisu towaru lub usługi i wcześniejszych zapisów tego klienta w Comarch ERP Optima lub inFakt. W pierwszym miesiącu razem z głównym księgowym przeglądamy, co zaproponowało AI, a co księgowi poprawili, i dostrajamy reguły dla każdego klienta. Przy nieznanym dostawcy AI podpowiada wariant i oznacza go jako przypuszczenie.
Nie, to normalna sytuacja w biurze rachunkowym. Każdy klient ma przypisany system i zapis powstaje właśnie tam: w Comarch ERP Optima przez API lub plik importu, w Symfonii przez import, w inFakt przez API, a w wFirma i enova365 przez plik importu. Nie mamy oficjalnych partnerstw z tymi producentami; korzystamy z ich publicznych interfejsów i przed wdrożeniem sprawdzamy, co pozwalają Twoje wersje.
Wyciągi bankowe są pobierane jako XML lub CSV i dopasowywane do faktur ręcznie, linia po linii, a niejasne tytuły przelewów trzeba wyjaśniać z…
Po 10. dniu miesiąca księgowi piszą do klientów o brakujących fakturach, wyciągach bankowych i rozliczeniach wydatków.
Pytanie o odliczenie VAT lub ulgę w PIT to pół godziny szukania interpretacji podatkowych, a procedury biura żyją w pamięci kolegów.
Klienci codziennie pytają w Outlooku, ile VAT i zaliczek na PIT zapłacić, do kiedy i gdzie jest ich faktura, a księgowy za każdym razem otwiera…
Tę usługę realizują specjaliści z ważnymi międzynarodowymi certyfikatami. Ich wiedzę potwierdzają niezależne organizacje, a nie my.
Systemy AI są wdrażane z ochroną przed wyciekiem danych i nadużyciem modeli.
Program bezpieczeństwa AI i jego zabezpieczenia są zarządzane według metodyki ISACA.
Ryzyka AI są identyfikowane i zarządzane tak jak każde inne ryzyko IT.
Odpowiadamy w ciągu 1 dnia roboczego
