Wyciągi bankowe są pobierane jako XML lub CSV i dopasowywane do faktur ręcznie, linia po linii, a niejasne tytuły przelewów trzeba wyjaśniać z klientem. AI dopasowuje linie po tytule, kwocie i historii, przygotowuje zapisy płatności w Comarch ERP Optima lub Symfonia, a niedopasowane linie wypisuje osobno. Księgowy zatwierdza.
Zgodne z ISO 27001NIS2 DORA
Każdy klient biura rachunkowego ma co najmniej jedno konto bankowe, często dwa lub trzy w różnych bankach. Na początku miesiąca księgowy pobiera wyciągi bankowe jako pliki SEPA XML lub CSV, importuje je do Comarch ERP Optima lub Symfonia i zaczyna pracę, której import nie wykonuje: przypisuje każdą linię do faktury sprzedaży, za którą klient dostał zapłatę, faktury zakupu, którą klient opłacił, wynagrodzeń, zaliczek na PIT, płatności do urzędu skarbowego i ZUS albo opłat bankowych. W tytule przelewu często stoi tylko „za usługi” albo numer z literówką, jedna kwota pokrywa trzy faktury, a częściowa płatność nie pasuje do niczego. Wtedy pyta się klienta, biuro czeka na odpowiedź, a nieuzgodniony wyciąg bywa kończony dzień przed terminem deklaracji VAT.
Rozwiązanie uzgadnia to, co da się uzgodnić, i otwarcie pokazuje to, czego się nie da. Pliki XML i CSV z wyciągami są pobierane z folderu klienta w SharePoint lub z maila w Outlooku, a ich linie porównywane z nieopłaconymi fakturami sprzedaży i zakupu w Comarch ERP Optima lub Symfonia: po numerze faktury w tytule przelewu, NIP płatnika lub odbiorcy i kwocie, a gdy tytuł jest pusty – po historii tego klienta, czyli po tym, jak wcześniej dopasowano tego samego płatnika i tę samą kwotę. Płatności do urzędu skarbowego i ZUS, wynagrodzenia i opłaty bankowe są rozpoznawane po odbiorcy i przypisywane do odpowiednich kont. Płatności obejmujące kilka faktur jedną kwotą są rozdzielane, a płatności częściowe oznaczane. Efektem są zapisy płatności w Comarch ERP Optima lub Symfonia ze statusem „do zatwierdzenia” oraz osobna lista niedopasowanych linii z sugestią, o co zapytać klienta. Księgowy zatwierdza, przenosi albo odrzuca; bez niego żadna płatność nie zostaje dopasowana. Wdrażamy prywatne AI w chmurze GPU MDP CLOUD na Litwie (UE): wyciągi pokazujące transakcje klientów i ich kontrahentów nie opuszczają naszego centrum danych, modele nie uczą się na Twoich danych, a każde dopasowanie i każda decyzja księgowego są zapisywane w dzienniku zgodnie z RODO.
Cztery kroki od danych wejściowych do zapisu w systemie – z zatwierdzeniem przez człowieka wszędzie tam, gdzie jest ryzyko.
Pliki wyciągów bankowych w formacie XML lub CSV są pobierane z folderu klienta w SharePoint lub z maila w Outlooku i przypisywane do klienta oraz jego rachunku bankowego po numerze rachunku. Formaty z różnych banków są ujednolicane, a okres, który już zaimportowano, jest rozpoznawany, żeby linie się nie dublowały.
Każda linia jest porównywana z nieopłaconymi fakturami w Comarch ERP Optima lub Symfonia po numerze w tytule przelewu, NIP płatnika i kwocie, a gdy tytuł jest niejasny – po historii tego klienta. Linie płatności do urzędu skarbowego i ZUS, wynagrodzeń oraz opłat bankowych są rozpoznawane po odbiorcy. Kilka faktur opłaconych jedną płatnością jest rozdzielanych.
Dopasowane linie pojawiają się w Comarch ERP Optima lub Symfonia jako zapisy płatności ze statusem „do zatwierdzenia” i odnośnikiem do linii wyciągu. Niedopasowane linie trafiają na listę z sugestią, o co zapytać klienta. Księgowy przegląda, zatwierdza, przenosi linię do innej faktury albo ją odrzuca.
Płatności częściowe, nowi płatnicy bez historii i kwoty pasujące do kilku faktur w równym stopniu nie są dopasowywane, tylko zostają dla księgowego z wariantami do wyboru. Co miesiąc sprawdzamy, ile dopasowań poprawiono, i razem z głównym księgowym dostrajamy reguły dla każdego klienta.
Dopasowane linie powstają w Comarch ERP Optima przez API lub plik importu, a w Symfonii przez import, jako niezatwierdzone zapisy płatności z odnośnikiem do linii wyciągu.
Wyciągi SEPA XML (ISO 20022) i CSV z różnych banków są ujednolicane i przetwarzane w ten sam sposób, a zaimportowane okresy są śledzone, żeby linie się nie dublowały.
Każdego ranka w Teams księgowy widzi niedopasowane linie każdego klienta z podpowiedzianymi wariantami i przygotowanym pytaniem do klienta, które wysyła samodzielnie.
Każde dopasowanie i decyzja księgowego są zapisywane w dzienniku z godziną i użytkownikiem. Szkolenie księgowych i dostrajanie reguł w pierwszym miesiącu wchodzą w skład wdrożenia.
Prywatne AI w chmurze MDP CLOUD + import do Comarch ERP Optima i Symfonia. Platformę dobieramy do zadania i do tego, gdzie mogą znajdować się Twoje dane. Więcej o tej usłudze i jej ograniczeniach znajdziesz na stronie usługi.
Nie. Comarch ERP Optima lub Symfonia dostaje wyłącznie zapisy płatności ze statusem „do zatwierdzenia”, a księgowy księguje je jednym krokiem po sprawdzeniu dopasowania. Wątpliwe linie w ogóle nie stają się zapisami, zostają na liście z wariantami.
Na podstawie historii klienta w Comarch ERP Optima lub Symfonia: do czego wcześniej dopasowano tego płatnika i tę kwotę oraz które faktury klienta są obecnie nieopłacone. Jeśli nie ma historii albo kilka faktur pasuje równie dobrze, linia zostaje niedopasowana, a księgowy dostaje przygotowane pytanie do klienta.
Tak: z Comarch ERP Optima przez API lub plik importu, z Symfonią przez import, a z inFakt, wFirma i enova365 przez pliki importu lub eksportu, zależnie od wersji. Wyciągi bierzemy z plików pobranych z banku i nie łączymy się bezpośrednio z systemami bankowymi. Nie mamy oficjalnych partnerstw z producentami oprogramowania księgowego; korzystamy z ich publicznych interfejsów.
Po 10. dniu miesiąca księgowi piszą do klientów o brakujących fakturach, wyciągach bankowych i rozliczeniach wydatków.
Pytanie o odliczenie VAT lub ulgę w PIT to pół godziny szukania interpretacji podatkowych, a procedury biura żyją w pamięci kolegów.
Klienci codziennie pytają w Outlooku, ile VAT i zaliczek na PIT zapłacić, do kiedy i gdzie jest ich faktura, a księgowy za każdym razem otwiera…
Klienci przesyłają faktury jako zdjęcia z telefonu, PDF-y od dostawców i przekazane maile, a księgowy wpisuje je ręcznie.
Tę usługę realizują specjaliści z ważnymi międzynarodowymi certyfikatami. Ich wiedzę potwierdzają niezależne organizacje, a nie my.
Systemy AI są wdrażane z ochroną przed wyciekiem danych i nadużyciem modeli.
Program bezpieczeństwa AI i jego zabezpieczenia są zarządzane według metodyki ISACA.
Ryzyka AI są identyfikowane i zarządzane tak jak każde inne ryzyko IT.
Odpowiadamy w ciągu 1 dnia roboczego
