Faktura za Microsoft 365 to zwykle jedna z największych pozycji kosztów IT w firmie, a nikt nie przegląda jej poważnie. Licencje kupiono kilka lat temu, gdy firma była innej wielkości, część pracowników od tego czasu odeszła, część zmieniła stanowiska, a plan pozostał ten sam. Dyrektor finansowy widzi tylko sumę, a osoba odpowiedzialna za IT widzi tylko, że „wszystko działa”.
Z naszego doświadczenia wynika, że gdy przeglądamy tenant Microsoft 365 nowego klienta, prawie zawsze znajdujemy co najmniej kilka licencji opłacanych niepotrzebnie: nieaktywne konta, zbyt drogi plan dla kogoś, kto potrzebuje tylko poczty, albo odwrotnie – firmę, która płaci za tani plan i osobno za zewnętrzne narzędzia bezpieczeństwa, które Business Premium już zawiera.
W tym artykule wyjaśniamy, czym różnią się plany, kto naprawdę potrzebuje którego i jak uporządkować licencjonowanie, by pasowało do firmy, a nie odwrotnie. Nie podajemy tu cen. Zmieniają się, a zasady pozostają.
Czym różnią się plany Business
Plany Business są dla firm do 300 użytkowników. Są trzy, a różnica między nimi to nie tylko „więcej funkcji”.
- Business Basic: wyłącznie usługi w chmurze. Poczta Exchange, Teams, OneDrive, SharePoint i aplikacje Office w przeglądarce. Brak instalacji Worda czy Excela na komputerze.
- Business Standard: wszystko z Basic oraz pełne aplikacje Office na komputer i urządzenia mobilne. To najczęstszy plan dla pracowników biurowych.
- Business Premium: wszystko ze Standard oraz warstwa bezpieczeństwa i zarządzania: zarządzanie urządzeniami Intune, Defender for Business, Entra ID P1 z dostępem warunkowym i ochrona informacji Microsoft Purview.
Różnica w praktyce: jeśli pracownik tylko czyta pocztę i dołącza do spotkań w Teams, wystarczy Basic. Jeśli codziennie pracuje w Excelu lub Wordzie, potrzebuje Standard. A jeśli chcesz centralnie zarządzać firmowymi komputerami i telefonami, uzależnić dostęp do poczty od stanu urządzenia i lokalizacji oraz mieć możliwość zdalnego wymazania danych z zgubionego telefonu, to jest Premium. Wiele firm spełnia wymagania bezpieczeństwa, kupując osobne produkty, mimo że Premium już je zawiera.
Kiedy potrzebujesz planów Enterprise
E3 i E5 są dla firm, które przekraczają limit 300 użytkowników, albo takich, które potrzebują funkcji niedostępnych w planach Business.
E3 daje to, co ma Business Standard, a do tego większe skrzynki, nielimitowane archiwum, Windows Enterprise, Intune i szersze możliwości Microsoft Purview. E5 dodaje pełny pakiet Defender (ochrona tożsamości, poczty, stacji roboczych i chmury), Entra ID P2 z zarządzaniem dostępem uprzywilejowanym, Teams Phone i Power BI Pro.
Częsty błąd to mniejsza firma kupująca E3 „dla bezpieczeństwa”, gdy Business Premium dałoby podobny poziom bezpieczeństwa, a pod pewnymi względami większy. Inny błąd to E5 dla wszystkich, gdy funkcje E5 są naprawdę potrzebne tylko w IT i finansach.
Kto naprawdę czego potrzebuje
Zamiast kupować jeden plan dla wszystkich, podziel pracowników na grupy według rodzaju wykonywanej pracy. To prosta tabela, którą warto wypełnić razem z kierownikami działów.
| Typ pracownika | Czego potrzebuje | Odpowiedni plan |
|---|---|---|
| Produkcja, magazyn, obsługa klienta | Poczta, Teams, grafiki zmian | Business Basic lub F3 |
| Pracownik biurowy | Poczta, aplikacje Office, pliki | Business Standard |
| Pracownik z danymi wrażliwymi lub pracujący zdalnie | To samo oraz zarządzanie urządzeniami i bezpieczeństwo | Business Premium |
| Finanse, zarząd, administratorzy IT | Zaawansowana ochrona, dostęp uprzywilejowany | E5 lub Premium z dodatkami |
| Skrzynki współdzielone, sale konferencyjne | Tylko skrzynka | Bezpłatna skrzynka współdzielona, bez licencji |
Ostatni wiersz jest ważny: skrzynki typu info@, faktury@, sprzedaz@ i podobne mogą być skrzynkami współdzielonymi i nie wymagają licencji, o ile nie przekraczają 50 GB i są obsługiwane przez licencjonowanego użytkownika. Z naszego doświadczenia to jedno z najczęstszych źródeł przepłacania: skrzynki współdzielone założone jako pełni użytkownicy.
Nieużywane licencje i konta byłych pracowników
Centrum administracyjne Microsoft 365 ma raport aktywnych użytkowników z ostatnich 30, 90 i 180 dni. Warto go otwierać przynajmniej raz na kwartał. Konto, które przez 90 dni nie logowało się do poczty, Teams ani OneDrive, to prawie zawsze albo były pracownik, albo konto techniczne, które nie potrzebuje licencji.
Byli pracownicy to osobny problem. Prawidłowy proces wygląda tak: konto jest blokowane, skrzynka zamieniana na współdzieloną (aby przełożony lub kolega mógł zobaczyć historię), pliki OneDrive przekazywane przełożonemu, a licencja odbierana i przypisywana nowemu pracownikowi. Nieprawidłowy proces to zostawienie konta aktywnego z licencją „żeby wiadomości nie zniknęły” i to przez miesiące. Poza niepotrzebnym kosztem to także luka w bezpieczeństwie: były pracownik nadal może się zalogować.
Ten proces powinien być uzgodnieniem między HR a IT, a nie przypadkiem. Jeśli administrujemy Twoim Microsoft 365, procedura wyłączania pracownika jest standardową częścią usługi administracji Microsoft 365 i jest wykonywana tego samego dnia.
Licencjonowanie mieszane jest normą, a nie wyjątkiem
Istnieje przekonanie, że wszyscy użytkownicy w firmie muszą mieć ten sam plan. Nie muszą. Jeden tenant może łączyć plany Business Basic, Standard, Premium, a nawet Enterprise, razem z pojedynczymi dodatkami. Jedyne ograniczenie to brak możliwości posiadania więcej niż 300 stanowisk w planach Business.
Praktyczny przykład z firmy produkcyjnej: 40 pracowników biurowych na Business Standard, 12 menedżerów i osób z finansów na Business Premium oraz 120 pracowników produkcji na planie F3, do grafików zmian i wewnętrznej komunikacji w Teams. Zamiast jednego planu dla wszystkich firma płaci za to, z czego korzysta każda grupa.
Cenne są też dodatki: Entra ID P1 lub Defender for Office 365 można dodać do planu Standard tylko tym użytkownikom, którzy ich potrzebują, zamiast przenosić wszystkich na Premium. Jest jednak granica. Gdy dodatków nagromadzi się kilka, Premium często okazuje się prostsze i tańsze. Trzeba to policzyć osobno w każdym przypadku.
Coroczny przegląd: co sprawdzić
Licencje kupuje się na umowy roczne, więc naturalny moment przeglądu to dwa miesiące przed odnowieniem. Wtedy można jeszcze zmniejszyć liczbę licencji i zmienić plany bez dodatkowych zobowiązań. Podczas przeglądu sprawdzamy:
- konta nieaktywne od 90 dni i ich licencje;
- pełnych użytkowników, którzy w rzeczywistości są skrzynkami współdzielonymi lub salami konferencyjnymi;
- użytkowników na Standard lub Premium, którzy od kwartału nie otwierali aplikacji Office;
- zewnętrzne narzędzia do bezpieczeństwa i zarządzania urządzeniami, których funkcje Premium już zawiera;
- pracowników, którzy zmienili role i potrzebują więcej lub mniej, niż daje ich plan;
- stan bezpieczeństwa tenanta. Przepłacanie za licencje przy niewłączaniu tego, za co się płaci, to najczęstsze połączenie.
Ostatni punkt to osobny temat, ale warto o nim wspomnieć: tenant Business Premium bez włączonego dostępu warunkowego i polityk Intune to tenant Standard w cenie Premium. Piszemy o tym w opisie usługi bezpieczeństwo Microsoft 365.
Od czego zacząć
Uporządkowanie licencjonowania nie wymaga dużego projektu. Wystarczy kilka kroków, które można skończyć w ciągu tygodnia.
- Pobierz z centrum administracyjnego raport aktywnych użytkowników i przypisanych licencji i porównaj go z listą z HR. Niezgodności będą oczywiste.
- Podziel pracowników na 3–4 grupy według rodzaju pracy i przypisz każdej plan według potrzeb, a nie przyzwyczajenia.
- Zamień skrzynki współdzielone i sale na obiekty współdzielone bez licencji.
- Uzgodnij z HR procedurę wyłączania pracownika: kto blokuje konto, kiedy i jak, oraz kto zwalnia licencję.
- Wpisz przegląd do kalendarza na dwa miesiące przed odnowieniem umowy.
Jeśli chcesz, żebyśmy wykonali tę pracę, przegląd licencji Microsoft 365 to pierwszy krok współpracy: liczymy, co masz, z czego korzystasz i co można zmienić, a potem przejmujemy licencje i zarządzanie nimi jako usługę ciągłą.
