Sytuacja
Biuro rachunkowe w Kłajpedzie na Litwie obsługuje około 150 klientów, od jednoosobowych działalności po kilka średnich firm produkcyjnych i handlowych. W biurze pracuje 25 osób, w tym 20 księgowych. Ich głównym narzędziem jest Rivile, system księgowy i ERP powszechnie używany na Litwie, w którym znajdują się księgi każdego klienta, faktury, listy płac oraz raporty dla urzędu podatkowego i instytucji ubezpieczeń społecznych.
Rivile działało na serwerze w biurze, zainstalowanym pięć lat wcześniej przez lokalnego informatyka. Po pandemii większość księgowych pracowała z domu przynajmniej część tygodnia, łącząc się przez pulpit zdalny wystawiony bezpośrednio do internetu. Hasła były proste, nie było weryfikacji dwuskładnikowej, a dzienniki serwera pokazywały co noc tysiące prób logowania z zagranicznych adresów.
Punktem zwrotnym było pytanie większego klienta, który przygotowując się do własnego audytu, poprosił biuro o pokazanie, jak chronione są jego dane księgowe, gdzie wykonuje się kopie zapasowe i kto ma do nich dostęp. Kierownik biura nie miał nic do pokazania. Kopie zapasowe trafiały na dysk USB, który główna księgowa czasem zabierała do domu.
Czego potrzebowano
Razem z kierownikiem i główną księgową ustaliliśmy, co jest wymagane:
- Rivile ma działać z dowolnego miejsca, ale dostęp musi być wyłącznie bezpieczny: z osobistymi kontami i drugim składnikiem weryfikacji.
- Żadnych otwartych portów do internetu.
- Codzienne kopie zapasowe poza biurem, z możliwością szybkiego powrotu do danych z poprzedniego dnia, bo błędy księgowych zwykle zauważa się następnego dnia.
- Dokumenty i raporty, które można pokazać klientom i ich audytorom.
- Migracja bez długiej przerwy, bo deklaracje składa się na początku miesiąca, a księgi zamyka na jego końcu.
- Koniec z samodzielnym aktualizowaniem i utrzymywaniem serwera w biurze.
Co zrobiliśmy
Tydzień 1: przygotowanie
Przeanalizowaliśmy istniejącą instalację Rivile: wersję, liczbę baz danych (każdy klient ma osobną bazę, łącznie ponad 150), dodatkowe moduły i integracje z bankami. Przeniesienie licencji uzgodniliśmy z przedstawicielem Rivile. Przygotowaliśmy środowisko hostingu ERP w naszym centrum danych na Litwie (UE): serwer przeznaczony wyłącznie dla tego biura, z ochroną Bitdefender GravityZone, monitoringiem i automatycznymi aktualizacjami.
Dla każdego pracownika założyliśmy osobiste konto. Usunęliśmy wspólne konto „księgowość”, z którego korzystało kilka osób. Była to jedna z bardziej bolesnych zmian, bo kilku pracowników się do niego przyzwyczaiło.
Tydzień 2: VPN, 2FA i pilotaż
Wdrożyliśmy klienta VPN dla wszystkich pracowników z uwierzytelnianiem dwuskładnikowym przez aplikację w telefonie. Środowisko Rivile w hostingu jest dostępne wyłącznie przez VPN, a port pulpitu zdalnego w internecie jest zamknięty. Sieć biura połączyliśmy z chmurą stałym tunelem VPN, więc praca z biura wygląda tak samo jak wcześniej.
Pięciu księgowych przez tydzień pracowało w środowisku pilotażowym na kopii rzeczywistych danych. Najtrudniejsze okazały się integracja importu wyciągów bankowych i szablony wydruków, dopasowane do konkretnych drukarek biura. Poprawiliśmy je w dwa dni.
Tydzień 3: migracja i kopie zapasowe
Migrację przeprowadziliśmy w weekend po miesięcznych deklaracjach. W piątek wieczorem zatrzymaliśmy pracę na serwerze w biurze i przenieśliśmy wszystkie bazy, a w poniedziałek rano księgowi pracowali już w chmurze. Serwer w biurze zostawiliśmy wyłączony jeszcze na miesiąc, po czym jego dane zostały bezpiecznie usunięte.
Włączyliśmy codzienne kopie zapasowe: jedna kopia zostaje w naszym centrum danych na Litwie (UE), druga trafia do centrum danych Amazon w Niemczech. Historia kopii jest przechowywana przez 30 dni, więc bazę dowolnego klienta można przywrócić do stanu z dowolnego z ostatnich 30 dni. Dla księgowych to najważniejsze: jeśli podczas zamykania miesiąca zostanie popełniony błąd, wczorajszą bazę tego jednego klienta można odtworzyć osobno, nie ruszając pozostałych.
Przygotowaliśmy pakiet dokumentów na potrzeby audytów klientów: gdzie fizycznie przechowywane są dane, jak szyfrowane jest połączenie, kto ma dostęp, jak często wykonuje się kopie i jak testuje się odtwarzanie. Dokumenty aktualizujemy co kwartał.
Rezultat
W pierwszym roku po migracji biuro nie straciło ani jednej porcji danych. Mierzymy to prosto: każda prośba o odtworzenie jest rejestrowana, a wszystkie siedem próśb w ciągu roku (błędy księgowych przy zamykaniu okresów) zrealizowano z wczorajszych kopii w niecałą godzinę.
Wszystkie logowania do Rivile, 100%, odbywają się przez VPN z uwierzytelnianiem dwuskładnikowym. Dzienniki serwera nie pokazują już nocnych prób logowania z zagranicy, bo nie ma czego próbować: portu nie ma w internecie.
Poziom szczegółowości odtwarzania danych to jeden dzień: księgi dowolnego klienta można cofnąć do stanu z wczoraj, a w razie potrzeby do dowolnego z ostatnich 30 dni. Audytorom klientów biuro przekazuje teraz pakiet dokumentów, a ten sam duży klient, od którego wszystko się zaczęło, przedłużył umowę.
Wcześniej pytanie audytora o kopie zapasowe było nieprzyjemne. Teraz wysyłamy dokument i po sprawie.
Co poradzilibyśmy w podobnej sytuacji
- Dla biura rachunkowego historia kopii zapasowych liczy się bardziej niż ich częstotliwość. Jedna najnowsza kopia nie uratuje Cię przed błędem, który zauważysz po trzech dniach.
- Wspólne konta w systemie księgowym to ryzyko nie tylko dla bezpieczeństwa, ale i dla rozliczalności: nie da się powiedzieć, kto dokonał zapisu. Osobiste konta to pierwszy krok.
- Pulpit zdalny wystawiony bezpośrednio do internetu to najczęstsza droga wejścia ransomware w małych firmach. VPN z 2FA to minimalny standard.
- Migrację planuj według kalendarza księgowego, a nie wygody IT: weekend po deklaracjach to najlepszy moment.
