„Wszystko trzymamy w Microsoft 365, więc kopie zapasowe robi Microsoft.” To zdanie słyszymy w prawie każdej pierwszej rozmowie z firmą, która przeniosła się do chmury. Brzmi logicznie: płacisz za usługę, usługa działa całą dobę, a Twoje dane leżą w kilku centrach danych Microsoftu. Czego więcej potrzeba?
Trzeba rozdzielić dwie rzeczy: dostępność usługi i możliwość odtworzenia Twoich danych. Pierwszą Microsoft gwarantuje. Drugiej – nie. To nie drobny druczek w umowie, ale oficjalny model współdzielonej odpowiedzialności, który Microsoft opisuje we własnej dokumentacji. Problem w tym, że firmy dowiadują się o nim w chwili, gdy muszą odtworzyć skrzynkę usuniętą pół roku temu.
W tym artykule wyjaśniamy, gdzie kończy się odpowiedzialność Microsoftu, a zaczyna Twoja, jakie okresy przechowywania platforma stosuje domyślnie i jak wygląda prawdziwa kopia zapasowa Microsoft 365.
Czym jest model współdzielonej odpowiedzialności
Model jest prosty: Microsoft odpowiada za to, by usługa działała, a Ty odpowiadasz za to, co się w niej znajduje. To jak wynajem magazynu: właściciel odpowiada za dach, prąd i zamek, ale nie za to, co do magazynu wnosisz i co z niego wynosisz.
Po stronie Microsoftu:
- infrastruktura fizyczna: centra danych, serwery, sieć;
- dostępność platformy: utrzymanie działania Exchange, SharePoint, OneDrive i Teams;
- replikacja danych między centrami danych: jeśli jedno ulegnie awarii, usługa działa z innego;
- bezpieczeństwo platformy: dbanie o to, by nikt nie włamał się do infrastruktury samego Microsoftu.
Po Twojej stronie:
- dane: wiadomości e-mail, pliki, kalendarze, czaty w Teams i ich odtwarzanie;
- konta i dostęp: kto ma dostęp do czego, hasła, uwierzytelnianie dwuskładnikowe;
- błąd ludzki: przypadkowe usunięcie, nadpisanie, nieprawidłowe udostępnienie;
- zagrożenia wewnętrzne: niezadowolony pracownik, odchodzący kolega, który „porządkuje” swoją skrzynkę;
- zagrożenia zewnętrzne: wiadomości phishingowe, przejęte konta, ransomware docierający do OneDrive przez synchronizację.
Replikację między centrami danych często myli się z kopią zapasową. Różnica jest zasadnicza: replikacja kopiuje wszystko, także Twoje błędy. Jeśli pracownik usunie folder, zniknie on natychmiast w każdym centrum danych Microsoftu. Jeśli ransomware zaszyfruje pliki w OneDrive, zaszyfrowane wersje zsynchronizują się równie niezawodnie.
Czego Microsoft nie odtworzy za Ciebie
Kilka scenariuszy, z którymi spotykamy się nieustannie.
Usunięte wiadomości po upływie okresu przechowywania
Usunięta wiadomość trafia najpierw do folderu Elementy usunięte. Po usunięciu stamtąd przechodzi do folderu Elementy możliwe do odzyskania, gdzie domyślnie jest przechowywana 14 dni, a administrator może wydłużyć ten okres do 30. Potem wiadomość znika bezpowrotnie. Księgowy, który w styczniu potrzebuje wrześniowej wiadomości z fakturą w załączniku, nie otrzyma pomocy od wsparcia Microsoftu.
Zaszyfrowane pliki OneDrive i SharePoint
OneDrive przechowuje wersje plików i ma kosz, w którym elementy są trzymane przez 93 dni. Pomaga to w przypadku pojedynczego dokumentu nadpisanego przez pomyłkę. Ale gdy ransomware zaszyfruje dziesiątki tysięcy plików przez klienta synchronizacji, przywracanie wersji jeden po drugim, a nawet zbiorcze cofnięcie funkcją „Przywróć OneDrive”, działa tylko przez 30 dni i tylko wtedy, gdy wersjonowanie nie zostało wyłączone ani wyczerpane.
Konta byłych pracowników
Najczęstszy bolesny przypadek. Pracownik odchodzi, licencja jest droga, administrator ją odbiera i usuwa konto. Microsoft przechowuje konto wraz z danymi jeszcze przez 30 dni. Potem – nic. Trzy miesiące później okazuje się, że tylko w tej skrzynce była korespondencja z ważnym dostawcą albo że w folderze OneDrive leżały pliki projektu, których nikt inny nie miał.
Czaty Teams i kanały współdzielone
Czaty w Teams w rzeczywistości znajdują się w Exchange i SharePoint, ale odtworzenie ich standardowymi narzędziami jest jeszcze trudniejsze niż odtworzenie wiadomości e-mail. Usunięty kanał lub zespół ma własne limity czasowe, a z punktu widzenia odzyskiwania treść czatów często pozostaje w „szarej strefie”.
Okresy przechowywania w jednym miejscu
| Co zostało usunięte | Jak długo można to jeszcze przywrócić standardowymi narzędziami |
|---|---|
| Wiadomość z folderu Elementy usunięte | 14 dni (do 30, jeśli administrator wydłużył okres) |
| Plik z kosza OneDrive lub SharePoint | 93 dni |
| Usunięte konto użytkownika ze wszystkimi danymi | 30 dni |
| Zbiorcze przywrócenie OneDrive po zaszyfrowaniu | 30 dni |
Wszystkie te okresy chronią przed błędem zauważonym szybko. Żaden z nich nie jest kopią zapasową. Kopia zapasowa oznacza, że dane możesz odtworzyć rok później, z chwili sprzed incydentu, niezależnie od tego, czy i kiedy ktoś zauważył problem. Polityki retencji w tenancie Microsoft 365 mogą pomóc w spełnieniu wymogów prawnych, ale przechowują dane na tej samej platformie, za tym samym dostępem administratora. Jeśli konto administratora zostanie przejęte, można je wyłączyć.
Jak wygląda prawdziwa kopia zapasowa Microsoft 365
Używamy Veeam Backup for Microsoft 365. Zasada działania:
- Kopiowane jest wszystko: skrzynki Exchange, OneDrive, witryny SharePoint i dane Teams.
- Kopie są przechowywane poza platformą Microsoft, w naszym centrum danych na Litwie (UE) oraz, jeśli potrzebujesz, także w centrum danych Amazon w Niemczech. Awaria platformy Microsoft ani przejęte konto administratora nie sięgają kopii zapasowych.
- To Ty ustalasz okres przechowywania: rok, trzy lata, tak długo, jak wymagają przepisy biznesowe lub księgowe.
- Odtwarzanie sięga do pojedynczej wiadomości, pojedynczego pliku, pojedynczego elementu kalendarza. Nie musisz odtwarzać całej skrzynki, żeby znaleźć jeden załącznik. Możesz odtworzyć dane na to samo konto, na inne konto albo pobrać je jako plik.
- Dane byłych pracowników zostają w kopiach po usunięciu konta, więc licencję można odebrać od razu, zamiast trzymać ją „na wszelki wypadek”.
Opisujemy to dokładniej na stronie usługi kopia zapasowa Microsoft 365. Pamiętaj, że kopia zapasowa rozwiązuje kwestię odtwarzania, a nie kwestię dostępu: przejęte konto wysyłające wiadomości phishingowe do Twoich klientów to inny problem, którym zajmują się środki bezpieczeństwa Microsoft 365, takie jak uwierzytelnianie dwuskładnikowe, dostęp warunkowy i alerty o podejrzanych logowaniach.
Co na ten temat mówią NIS2 i DORA
Jeśli Twoja firma podlega NIS2 lub DORA, pytanie „kto odpowiada za dane w Microsoft 365” staje się pytaniem o zgodność, a nie kwestią techniczną. Oba akty traktują dostawców usług jako ryzyko, którym trzeba zarządzać, a nie które można przerzucić. „Dane są u Microsoftu, więc są bezpieczne” nie jest odpowiedzią dla audytora. Odpowiedzią jest udokumentowana polityka kopii zapasowych, okresy przechowywania, zapisy z testów odtwarzania i jasno wskazana osoba odpowiedzialna.
Od czego zacząć
- Sprawdź, ile dni Exchange przechowuje usunięte elementy, i wydłuż ten okres do 30 dni. Nic nie kosztuje, a daje czas.
- Spisz konta pracowników, którzy odeszli w ostatnim miesiącu i zostały usunięte, i sprawdź, czy ktoś nadal potrzebuje ich danych. Jeśli tak, odtwórz je teraz, póki jeszcze można.
- Ustal, jak długo firma musi przechowywać wiadomości i pliki. Odpowiedź zwykle narzucają przepisy księgowe i umowy, a nie IT.
- Wdróż osobne rozwiązanie do kopii zapasowych poza platformą Microsoft i odtwórz co najmniej jedną wiadomość i jeden folder OneDrive, aby procedura została sprawdzona.
- Jeśli chcesz, żebyśmy zajęli się tym za Ciebie, napisz do nas przez formularz kontaktowy. Pierwsza kopia zapasowa Microsoft 365 zwykle zaczyna działać w dniu, w którym otrzymamy dostęp.
